Sastādīt rīkojumu par programmatūras ieviešanu. Programmatūras lietošanas paziņojums

3.1. Lai automatizētu ražošanas, pārvaldības un atbalsta darbības Organizācijā, ir atļauts izmantot ierobežotu komercprogrammatūras sarakstu (saskaņā ar Reģistru) un bezmaksas programmatūru (nepieciešama ražošanas uzdevumu veikšanai un norādīta PC pasē).

3.2. Katrā darbstacijā ir iekļauts programmatūras komplekts noteikta veida darbību veikšanai. Darba stacijas sākotnējo konfigurāciju nosaka struktūrvienības vadītājs kopā ar IT daļas vadītāju. Programmatūru, kas neietilpst automatizētajā darba vietā, Organizācijas darbinieki nevar instalēt un lietot bez apstiprināšanas procedūras.

3.3. Datora konfigurācijas apraksts un instalētās programmatūras saraksts tiek ierakstīts datora pasē un to paraksta IS administrators, struktūrvienības vadītājs, IT daļas vadītājs un IS lietotājs. Tas apstiprina pušu vienošanos:

3.3.1. Ar pilnu darbstacijas aprīkojuma komplektu, kas norādīts PC pasē un instalētās programmatūras sarakstā;

3.3.2. Ar atbildības nodošanu no Organizācijas darbiniekam (IS Lietotājam) par jebkādas nelicencētas programmatūras lietošanu, darbstacijas konfigurācijas neatļautām izmaiņām un jebkuras programmatūras neatļautu instalēšanu šim Lietotājam uzticētajā darbstacijā.

3.4. Visas darbības automatizētās darba vietas programmatūras uzstādīšanai, uzturēšanai un atbalstam un noņemšanai veic tieši (ar līdzdalību) IS administratori.

3.5. Programmatūras darbināšanas procedūra organizācijā sastāv no šādiem posmiem:

3.5.1. Programmatūras vajadzību noteikšana

Pieprasījumu par papildu programmatūras uzstādīšanu var ierosināt: A) struktūrvienības vadītājs, B) IS administrators.

A) Struktūrvienības vadītāja lūgums instalēt programmatūru tiek izteikts šādos gadījumos:

nepieciešamība organizēt automatizētu darba vietu jaunam darbiniekam;

darbinieku nepieciešamība veikt jaunus (papildus) pienākumus, kuru veikšanai nepieciešama papildu programmatūra vai darbstacijas pilnīga nomaiņa;

kvalitatīvi jaunas (alternatīvas) programmatūras parādīšanās, lai aizstātu to, kas tiek izmantota kā darbstacijas daļa.

Programmatūras instalēšanas pieprasījumu struktūrvienības vadītājs sagatavo apstiprinātā formā, kas adresēts IT nodaļas vadītājam.

Ja Organizācijā ir pieejama pieprasītā programmatūra, IT nodaļas speciālists veic instalācijas darbus un lietotāja darbstacijai tiek piešķirta licence.

Ja Organizācijā nav brīvu licenču komercprogrammatūrai (no saraksta Reģistrā), struktūrvienības vadītājs noteiktajā kārtībā sagatavo pieteikumu programmatūras iegādei.

Ja nepieciešams iegādāties komerciālu programmatūru ārpus reģistra saraksta:

IT daļas vadītājs nosaka šīs komerciālās programmatūras izmantošanas iespēju Organizācijas IS;

Struktūrvienības vadītājs sagatavo pieteikumu komercprogrammatūras iegādei;

Informāciju par jauno komerciālo programmatūru IT nodaļas vadītājs pēc iegādes ievada Reģistra papildinājumu žurnālā. Gada beigās informācija no žurnāla tiek nodota Reģistram apstiprināšanai nākamajam periodam.

B) IS administratora pieprasījums instalēt programmatūru tiek izteikts šādos gadījumos:

ievainojamību novēršana Organizācijas informācijas drošības sistēmās;

plānota lietotāju izmantotās programmatūras nomaiņa;

jaunu informācijas tehnoloģiju ieviešana.

Programmatūras instalēšanas apstiprināšanas procedūra:

IT nodaļas vadītājs nosaka brīvo licenču pieejamību un piešķir (piešķir automatizētai darba vietai vai serverim) nepieciešamās licences, nodrošina nepieciešamās programmatūras uzstādīšanu.

Ja nepieciešams iegādāties papildu programmatūru, IT nodaļas vadītājs nosaka tās izmantošanas iespēju Organizācijas IS un sagatavo pirkuma pieteikumu.

3.5.2. Programmatūras iegāde

3.5.2.1. Programmatūras iegāde tiek veikta saskaņā ar spēkā esošajiem Organizācijas iepirkuma noteikumiem.

3.5.2.2. IT daļas vadītājs konkursa komisijas darbā piedalās kā eksperts.

3.5.2.3. Iegādātā programmatūra tiek pieņemta uzskaitei grāmatvedībā un nodota IT nodaļai nodošanai ekspluatācijā.

3.5.3. Programmatūras instalēšana (ieviešana)

3.5.3.1. IT daļas vadītājs nodrošina ekspluatācijā nododamās programmatūras licenču operatīvo uzskaiti, organizē darbu pie programmatūras instalēšanas IS lietotāju personālajos datoros.

3.5.3.2. IS administrators elektroniskajā uzskaites sistēmā ģenerē PC pasi, sagatavo 2 PC pases kopijas papīra formā, paraksta pats un iesniedz parakstīšanai struktūrvienības vadītājam, IT daļas vadītājam un IS lietotājam. . Viens Pases eksemplārs paliek pie struktūrvienības vadītāja, otrs glabājas IT nodaļas dokumentu arhīvā.

3.5.3.3. Ja instalējat (ieviešat) komerciālu programmatūru:

3.5.3.3.1. IT daļas vadītājs sagatavo sertifikātu par komercgrāmatvedības programmatūras lietderīgās lietošanas laiku, nodošanas ekspluatācijā sertifikātu (ja nepieciešams);

3.5.3.3.2. Aparatūras atslēgas (tostarp atslēgu datu nesēji), autentiskuma sertifikāti (uzlīmes uz darbstacijas sistēmas bloka korpusa) tiek nodoti IS lietotājam darbstacijas sastāvā.

3.5.4. Programmatūras atbalsts un apkope

3.5.4.1. Programmatūras atbalstu un apkopi veic tehniskie speciālisti – IS administratori vai programmētāji.

3.5.4.2. Programmatūras atbalsts un apkope sastāv no šāda veida darbu veikšanas:

instalētās programmatūras konfigurēšana un pielāgošana;

programmatūras atjauninājumu uzstādīšana;

regulēta programmatūras un lietotāju datu (elektronisko dokumentu, datu bāzu) rezerves kopiju izveide (arhivēšana);

problēmu novēršana, kas saistītas ar instalētās programmatūras lietošanu;

IP lietotāju konsultēšana.

3.5.4.3. Programmatūras uzturēšanas darbus var uzsākt IS lietotājs (struktūrvienības vadītājs) vai tieši IS administrators vai programmētājs.

3.5.4.4. Visas izmaiņas instalētās programmatūras sarakstā, kas radušās darba laikā, ir jāatspoguļo datora pasē.

3.5.5. Programmatūras noņemšana (pārtraukšana).

3.5.5.1. Programmatūra tiek pārtraukta šādos gadījumos:

programmatūras lietošanas licences termiņa beigas;

lietotās programmatūras aizstāšana ar alternatīvu;

programmatūras lietošanas pārtraukšana nepieciešamības trūkuma, novecošanās dēļ.

3.5.5.2. Ekspluatācijas pārtraukšanu veic tehniskie speciālisti:

3.5.5.2.1. Tiek veikta Organizācijas programmatūras ārpuskārtas audits;

3.5.5.2.2. No visiem Organizācijas datoriem tiek izņemta no ekspluatācijas pārtrauktā programmatūra;

3.5.5.2.3. Nepieciešamības gadījumā tiek sagatavots un iesniegts grāmatvedībā komerciālās programmatūras ekspluatācijas pārtraukšanas akts;

3.5.5.2.4. Tiek veikti nepieciešamie PC Passports atjauninājumi;

3.5.5.2.5. Dzēšot (pārtraucot) komerciālo programmatūru, IT nodaļai tālākai glabāšanai tiek nodota (ja nepieciešams, tiek izsniegti atgriešanas sertifikāti): aparatūras atslēgas (atslēgas datu nesēji), kas bija IP lietotāja īpašumā, oriģinālie datu nesēji ar programmatūru. izplatīšanas komplekts, programmatūras dokumentācija, licences līgumi (līgumi), piegādes līgumu kopijas, kā arī pirkšanas un pārdošanas faktu apliecinoši dokumenti.

3.6. Lietojot programmatūru, jums ir:

3.6.1. Ievērot šo noteikumu prasības.

3.6.2. Izmantojiet pieejamo programmatūru tikai savu oficiālo pienākumu veikšanai.

3.6.3. Pēc jaunas programmatūras instalēšanas vai atinstalēšanas iepazīstieties ar PC Passport un, ja piekrītat tajā ietvertajiem datiem, ievietojiet savu ar roku rakstīto parakstu divos PC Passport eksemplāros.

3.6.4. Nodrošiniet datu nesēju drošību ar galveno informāciju, kas tiek pārsūtīta kā daļa no darbstacijas, komerciālās programmatūras autentiskuma sertifikāti, kas ielīmēti darbstacijas sistēmas bloka korpusā.

3.6.5. Palīdziet IS administratoram instalētās programmatūras instalēšanas, konfigurēšanas, traucējummeklēšanas un audita veikšanā.

3.6.3. Paziņot IP administratoriem par jebkādiem šo noteikumu prasību pārkāpuma faktiem.

3.7. Lietojot programmatūru, ir aizliegts:

3.7.1. Izmantojiet darbstaciju citiem mērķiem, nevis paredzētajiem mērķiem.

3.7.2. Patstāvīgi veikt izmaiņas IS darbstaciju un citu IS iekārtu dizainā, konfigurācijā, izvietojumā.

3.7.3. Mainiet darbstacijā instalētās programmatūras sastāvu (instalējiet jaunu programmatūru, mainiet programmatūras pakotņu komponentu sastāvu un noņemiet programmatūru).

3.7.4. Ieslēdziet ārējos datu nesējus un nesankcionēti palaidiet savā vai citā darbstacijā visas sistēmas vai lietojumprogrammas, kas nav norādītas datora pasē.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Izglītības un zinātnes ministrijas 29. jūlija vēstulēm Nr. 07-21 Irkutskas apgabala Izglītības ministrija -37-9947/10, lai saskaņotu aktivitātes bezmaksas programmatūras pakotne (turpmāk - PSPO) Šelehovas pašvaldības rajona izglītības iestādēs, pamatojoties uz Irkutskas apgabala izglītības iestādes rīcības plānu pārejai uz PSPO

ES PASŪTU:

1. Apstiprināt Šelehovskas rajona izglītības iestādes pārejai uz bezmaksas programmatūru rīcības plānu.

2. Izglītības iestāžu vadītājiem līdz 2010.gada 29.oktobrim:

a) ieceļ atbildīgos par:

Standarta (pamata) programmatūras pakotnes (SBPPO) atinstalēšana (noņemšana);

Citas skolas datoros pieejamās nelicencētas programmatūras atinstalēšana;

Bezmaksas programmatūras pakotnes ieviešana;

b) sastāda grafikus PSPO uzstādīšanai vispārējās izglītības iestādē atbilstoši veidlapai (1.pielikums). Grafika kopiju iesniegt MU “IMOTS”;

c) iepazīstināt izglītības iestāžu darbiniekus, kuri lieto personālos datorus, ar normatīvajiem dokumentiem, kas paredz atbildību par nelicencētas programmatūras lietošanu;

d) iepazīstināt izglītības iestādes darbiniekus ar “Irkutskas apgabala izglītības iestādes Rīcības plānu pārejai uz PSPO”.

3. Atbildīgs par bezmaksas programmatūras pakotnes ieviešanu izglītības iestādēs, līdz 2010.gada 25.decembrim veikt visus pasākumus, lai PSPO instalētu 80% datoru (iespējams, kā otrā operētājsistēma).

4. Piešķiriet atbildību:

1) speciālisti no MU “IMOTS” resursu centra - par tehniskā atbalsta sniegšanu bezmaksas programmatūras ieviešanas procesam Šeļehovskas rajona izglītības iestādēs un PSPO ieviešanas un izmantošanas uzraudzību izglītības procesā;

2), MU "IMOTS" resursu centra programmētājs, - bezmaksas programmatūras uzstādīšanai izglītības nodaļā.

5. MU “IMOTS” resursu centra vadītājai:

1) iepazīstināt izglītības iestāžu vadītājus ar atbildību par nelicencētas programmatūras lietošanu (2.pielikums);

2) organizē konsultācijas ar mācībspēkiem Šeļehovskas rajonā par PSPO izmantošanu.

7. Atbildību par nelicencētās programmatūras pieejamības auditu un šī rīkojuma izpildi uzdot izglītības iestāžu vadītājiem, MU “IMOTS” speciālistiem un izglītības nodaļai.

8. Es paturu kontroli pār pasūtījuma izpildi.

Nodaļas vadītājs

Ar pasūtījumu ir iepazinušies:

________________ “___” __________________ 2010. gads

________________ “___” __________________ 2010. gads

________________ “___” __________________ 2010. gads

________________ “___” __________________ 2010. gads

________________ “___” __________________ 2010. gads

Lietā Nr.04-02

APSTIPRINĀTS

pēc priekšnieka pavēles

izglītības nodaļa

Rīcības plāns pārejai uz PSPO vispārējai izglītībai
Šelehovskas rajona iestādes

	Pasākuma nosaukums	Atbildīgs
	I. Regulējošās darbības
	PSPO uzstādīšanas organizēšana uz vismaz 80% izglītības iestādes datoriem, skolu reģistrācija PSPO tehniskā atbalsta portālā http://www. spohelp. ru/region un reģionālais portāls http://edu38.ru
	PSPO īstenošanas organizēšana un uzraudzība Šelehovskas rajona izglītības iestādēs. Ikmēneša atskaites sniegšana noteiktajā formā.	Šelehovskas pašvaldības rajona administrācijas Izglītības, jaunatnes politikas un sporta departaments, MU "IMOTS" resursu centrs,	Ikmēneša
	II. Inženiertehniskās darbības
		Vispārējās izglītības iestādes	nepieciešams, bet vismaz reizi gadā
	Datortehnikas saderības ar PSPO uzraudzība	Šelehovskas pašvaldības rajona administrācijas Izglītības, jaunatnes politikas un sporta departaments, MU "IMOTS" resursu centrs, izglītības iestādes	Sagatavojot konkursa piedāvājumus un iegādājoties aprīkojumu
	SBPPO pakotnes atinstalēšana visos izglītības iestādes datoros un izglītības iestādes skolotāju personālajos datoros (izņemot programmu 1C: ChronoGraph School, kuras licence ir derīga līdz 2019. gada 31. decembrim)	Vispārējās izglītības iestādes
	Bieži lietotās programmatūras bezmaksas analogu instalēšana visos izglītības iestādes datoros (arī tajos, kuros darbojas operētājsistēma Windows)	Vispārējās izglītības iestādes	Kā nepieciešams
	Izpētīt un pārbaudīt PSPO iespējas izglītības procesa organizēšanai	Šelehovskas pašvaldības rajona administrācijas Izglītības, jaunatnes politikas un sporta departaments, MU "IMOTS" resursu centrs, izglītības iestādes	Gada laikā
	Informācijas par perifērijas ierīču draiveru neesamību PSPO ievadīšana elektroniskā veidā reģionālajā portālā httpwww.edu38.ru	Šelehovskas pašvaldības rajona administrācijas Izglītības, jaunatnes politikas un sporta departaments, MU "IMOTS" resursu centrs	Kā nepieciešams
	III. Metodiskās aktivitātes
	PSPO ieviešanai izglītības iestādēs veltītās sadaļas aizpildīšana reģionālajā portālā httpwww.edu38.ru	Reģionālais resursu centrs OGOU DPO "IPKRO"	Ikmēneša
	Izglītības iestāžu metodiskais atbalsts un konsultācijas par bezmaksas programmatūras pakotņu ieviešanu un lietošanu, tai skaitā par PSPO ieviešanas (instalēšanas) tehniskajiem aspektiem	OGOU DPO "IIPCRO" Spohelp. ru - informācijas un uzziņu pakalpojumu portāls PSPO OU RF lietotājiem; http://freeschool. altlinux. ru/ - Alt Linux uzņēmuma vietne; Linux. irk. ru - Irkutskas Linux OS lietotāju kopiena;	Pastāvīgi
	Papildu apmācība, izglītības iestāžu speciālistu apmācība bezmaksas programmatūras pakotņu ieviešanā un lietošanā, ieskaitot PSPO ieviešanas (instalēšanas) tehniskos aspektus	OGOAU DPO "IIPKRO", OGOAU DPO "IRO"	Pastāvīgi
	PSPO īstenošanas pasākumu iekļaušana pašvaldību un reģionu attīstības programmās, konkursos, festivālos un citos pasākumos.	Irkutskas apgabala Izglītības ministrija; Šelehovskas pašvaldības rajona administrācijas Izglītības, jaunatnes politikas un sporta departaments, MU "IMOTS" resursu centrs, izglītības iestādes	Pastāvīgi

1.pielikums

pēc priekšnieka pavēles

izglītības nodaļa

PSPO uzstādīšanas grafiks

Pašvaldības izglītības iestādē __________________________________________________________________

2. pielikums

pēc priekšnieka pavēles

izglītības nodaļa

Programmatūra un tās licence

Lai noteiktu nelicencētas programmatūras izmantošanas juridiskos riskus, vispirms ir nepieciešams definēt programmatūru no spēkā esošās likumdošanas viedokļa.

Jāatzīmē, ka Krievijas tiesību aktos nav tāda jēdziena kā “programmatūra”. Šis jēdziens tiek izmantots ikdienas dzīvē, un tas ir arī termins, ar kuru speciālisti (vai lietotāji) saprot datorprogrammas un informāciju, kas paredzēta noteiktu problēmu loka risināšanai un tiek glabāta materiālos datu nesējos.

Krievijas Federācijas Civilkodeksā ir ietverta jēdziena “elektroniskā datora programma” (datorprogrammas) definīcija, kas tiek saprasta kā “objektīvā formā iesniegtu datu un komandu kopums, kas paredzēts elektroniskā datora darbībai. dators un citas datorierīces, lai iegūtu noteiktu rezultātu.” , tai skaitā datorprogrammas izstrādes gaitā iegūtie sagatavošanas materiāli un tās ģenerētie audiovizuālie displeji”1.

G. N ММВ-7-6/440@

PAR RŪPNIECĪBAS DARBĪBAS SAISTĪBĀM

PROGRAMMATŪRA, KAS ĪSTENO REĢISTRĀCIJU

FIZISKĀS PERSONAS NODOKĻU IESTĀDEI UZ PIETEIKUMU,

IESNIEGTS INTERNETĀ, AR PAZIŅOJUMU IESNIEGTĀJAM, izmantojot

INTERNETS PAR IESNIEGTO DOKUMENTU IZSKATĪŠANAS REZULTĀTIEM

Lai īstenotu iespēju reģistrēt personu nodokļu administrācijā, pamatojoties uz internetā iesniegtu pieteikumu, pasūtu:

1. Ieviest komercdarbības programmatūru, kas īsteno privātpersonas reģistrāciju nodokļu iestādē, pamatojoties uz internetā iesniegtu pieteikumu, paziņojot pieteikuma iesniedzējam ar interneta starpniecību par iesniegto dokumentu izskatīšanas rezultātiem (turpmāk tekstā " Interneta reģistrācija" programmatūra).

2. Apstiprināt kārtību, kādā privātpersona reģistrē nodokļu iestādē dzīves (uzturēšanās) vietā, pamatojoties uz internetā iesniegtu iesniegumu, paziņojot pieteicējam ar interneta starpniecību par viņa iesniegtā iesnieguma izskatīšanas rezultātiem š.g. saskaņā ar šī rīkojuma pielikumu.

3.1. Ievietojiet Krievijas Federālā nodokļu dienesta Algoritmu un programmu fondā izmēģinājuma darbības laikā modificēto programmatūru "Reģistrācija internetā" un tai atbilstošo tehnisko dokumentāciju, tostarp instrukcijas programmatūras instalēšanai un lietošanai. nedēļā no rīkojuma publicēšanas dienas.

3.2. Sniegt atbalstu programmatūrai "Reģistrācija caur internetu" rūpnieciskās darbības laikā.

4. Krievijas Federālā nodokļu dienesta centralizētās datu apstrādes starpreģionu inspekcija () nodrošina AIS "FCOD" programmatūras instalēšanu, kas ievieš programmatūru "Reģistrācija caur internetu", nedēļas laikā no datuma publicēšanas dienas. pasūtījums.

5. Krievijas Federālā nodokļu dienesta Krievijas Federācijas veidojošo vienību departamentu vadītājiem (vadītāju pienākumu izpildītājiem):

5.1. Divu dienu laikā no rīkojuma publicēšanas dienas darīt to zināmu pakļautajām nodokļu iestādēm.

5.2. Desmit dienu laikā no Rīkojuma publicēšanas dienas nodrošināt programmatūras “Reģistrācija internetā” instalēšanu un konfigurēšanu saskaņā ar instalācijas instrukcijām, “EDI System” PC versijas 2.4.680.10 un jaunākas programmatūras pakotnes.

5.3. Nodrošināt Interneta reģistrācijas programmatūras iespēju izmantošanu praktiskajā darbā.

6. Krievijas Federālā nodokļu dienesta starpreģionālā inspekcija centralizētai datu apstrādei (), Krievijas Federālā nodokļu dienesta departamenti Krievijas Federācijas veidojošajām vienībām, nedēļas laikā no attiecīgi 4. punkta izpildes dienas. un šī rīkojuma 5.2.punktā iesniegt Informatizācijas departamentā informāciju par programmatūras "Reģistrācija caur internetu" ieviešanu rūpnieciskajā ekspluatācijā.

7. Informatizācijas nodaļa () sniegs metodisko atbalstu uzdevuma veikšanai rūpnieciskajā darbībā un programmatūras “Reģistrācija internetā” iespēju izmantošanas kontrole līdzšinējā nodokļu iestāžu darbā.

8. Kontroli pār šī rīkojuma izpildi uzticēt Federālā nodokļu dienesta vadītāja vietniekam.

uzraugs

Federālais nodokļu dienests

M. V. MIŠUSTINS

Apstiprināts

Pēc Krievijas Federālā nodokļu dienesta rīkojuma

no " " __________ 2010 N

PASŪTĪT

DARBS PIE FIZISKĀS PERSONAS REĢISTRĀCIJAS KĀRTĪBAS

PERSONAS DZĪVESVIETAS (UZTURĒŠANĀS) NODOKĻU IESTĀDĒ

PAMATOTIES UZ INTERNETA IESNIEGTU PIETEIKUMU,

PAR REZULTĀTIEM PAZIŅOJUMS PRETENDENTAM AR INTERNETU

VIŅA IESNIEGTĀ PIETEIKUMA IZSKATĪŠANA

Izstrādātā programmatūra ir paredzēta, lai paplašinātu MPIC "EGRN" funkcionalitāti, īstenojot federālo izpildinstitūciju pārejas plāna noteikumus, lai nodrošinātu pilsoņiem un organizācijām sabiedriskos pakalpojumus, izmantojot visas Krievijas informācijas centra infrastruktūru. federālās mērķprogrammas "Elektroniskā Krievija" ietvaros.

Programmatūra ir izstrādāta, lai veiktu fiziskās personas (turpmāk - PE) reģistrēšanas procedūru nodokļu iestādē dzīvesvietā (uzturēšanās - ja nav dzīvesvietas) (turpmāk - BET), pamatojoties uz internetā iesniegta pieteikuma, ar interneta starpniecību paziņojot pieteicējam par viņa iesniegtā iesnieguma izskatīšanas rezultātiem.

Privātpersona iesniedz pieteikumu un iegūst informāciju par viņas iesniegtā pieteikuma izskatīšanas rezultātiem, izmantojot tiešsaistes pakalpojumu “Privātpersonas pieteikuma iesniegšana reģistrācijai”, kura saite ir ievietota Krievijas Federālais nodokļu dienests.

Tīmekļa pakalpojumi tiek izmantoti kā tehnoloģija, kas pieņemta, lai īstenotu informācijas apmaiņu šī uzdevuma ietvaros.

I. Lai atrisinātu augstāk minēto problēmu, programmatūra (turpmāk tekstā – programmatūra) realizē:

Federālā līmenī lietotāju pakalpojumiem (ASV) internetā:

pieteikuma aizpildīšanas pareizības pārbaude;

paziņojums lietotājam par pieņemtajam pieteikumam piešķirto reģistrācijas numuru;

sniedzot lietotājam informāciju par pašreizējo darba stāvokli ar lietojumprogrammu (lietojumprogrammas statusu).

Federālā līmenī Krievijas Federālā nodokļu dienesta MI datu centriem:

teritoriālās bezpeļņas organizācijas noteikšana, kurai personas fiksēšanai jānosūta informācija no personas internetā iesniegtā reģistrācijas pieteikuma;

centralizēta lietojumprogrammas glabāšana federālajā datubāzē (FBD) un informācija par darba gaitu ar lietojumprogrammu;

pārsūtīt uz teritoriālo NO informāciju no privātpersonas internetā iesniegtā reģistrācijas pieteikuma, Vienotā valsts nekustamā īpašuma reģistra FDB esošās ziņas par personas reģistrāciju nodokļu iestādē dzīvesvietā (ja pieejams), un informācijas saņemšanu no NO par attiecīgās darbības ar pieteikumu saņemšanu, apstrādi un izpildi.

Vietējā līmenī:

informācijas saņemšana vietējā līmenī teritoriālajā NO privātpersonas internetā iesniegtā reģistrācijas pieteikuma un informācija par personas reģistrāciju dzīvesvietas nodokļu iestādē, kas atrodas Vienotās valsts FDB Nekustamo īpašumu reģistrs (ja pieejams);

Informācijas saņemšanas no reģistrācijas pieteikuma, ko personas, izmantojot internetu, iesniegšanas rezultātu nosūtīšanai federālajam līmenim, noformēšana NO;

ienākošo dokumentu žurnāla, pieteikumu žurnāla un saņemšanas/nodošanas žurnāla uzturēšana;

uzskaites darbību veikšana un (vai) Reģistrācijas apliecības izsniegšana (noteiktajā kārtībā), ar pieteicēja personisku pārsūdzību NĒ Iesniegumu žurnālā (pieteikuma izpildes grafikā) norādītajā termiņā;

pārsūtīt federālajam līmenim informācijas apstrādes rezultātus no reģistrācijas pieteikuma, ko indivīds ir iesniedzis, izmantojot internetu, kā arī attiecīgo darbību veikšanas rezultātus ar pieteikumu.

1. Ja bezpeļņas organizācija no federālā līmeņa saņem informāciju par personas reģistrāciju, ko iesniegusi internetā, kā arī informāciju par personas reģistrāciju nodokļu iestādē dzīvesvietā, kas ietverta Vienotā valsts nekustamā īpašuma reģistra FBD (ja tāds ir), personas identifikācija nerezidentu organizācijā ar federālā līmeņa pieņemto informāciju par viņu tiek veikta automātiski, kad norādīto informāciju saņem NO.

Ja NO akceptētajā Vienotā valsts individuālo uzņēmēju reģistra (FID) informācijā par fizisko personu ir informācija par to, ka fiziskai personai ir vairāk nekā viens INN, nodokļu inspektors, pirms privātpersona vēršas NĒ, veic noteiktas darbības, lai atzītu tikai vienu no INN par derīgu, bet pārējos par nederīgiem.

2. Kad pieteikuma iesniedzējs sazinās ar nodokļu iestādi un paziņo pieņemtajam pieteikumam piešķirto reģistrācijas numuru, nodokļu inspektors pārbauda:

a) internetā iesniegtā reģistrācijas pieteikuma aizpildīšanas pareizību saskaņā ar iesniegtajiem dokumentiem:

personu apliecinošs dokuments (bērnam līdz 14 gadu vecumam - dzimšanas apliecība) un dokuments, kas apliecina reģistrāciju dzīves (uzturēšanās) vietā (ja iesniegtajā personu apliecinošajā dokumentā nav ziņas par reģistrāciju);

b) maksājumu apliecinoša dokumenta pieejamība, kad pretendents piesakās nodokļu iestādei atkārtotai reģistrācijas apliecības izsniegšanai tās nozaudēšanas gadījumā.

Par nepieciešamību nodrošināt šos dokumentus pretendents tiek informēts, iesniedzot pieteikumu ar interneta starpniecību.

Ja pieteikuma iesniedzējam to nav, viņš netiek apkalpots šī pakalpojuma ietvaros.

3. Ja nav neatbilstību starp Reģistrācijas pieteikumā norādīto informāciju un iesniegtajos dokumentos ietverto informāciju, nodokļu inspektors izdrukā iesniegumu un nodod to parakstīšanai.

Ja šīs neatbilstības pastāv, pieteikuma iesniedzējs netiek apkalpots saskaņā ar šo pakalpojumu.

4. Pamatojoties uz internetā iesniegtajos pieteikumos ietverto informāciju, noteiktajā kārtībā tiek veiktas šādas procedūras:

fiziskās personas reģistrēšanas procedūra, izsniedzot apliecību par personas reģistrāciju Krievijas Federācijas nodokļu iestādē veidlapā N 2-1-Grāmatvedība (SDUFL kods “2153”);

fiziskās personas reģistrācijas apliecības ģenerēšana nodokļu iestādē Krievijas Federācijas teritorijā, ja persona iepriekš bija reģistrēta bezpeļņas organizācijā, kas saņēma internetā iesniegtu pieteikumu, un norādītie dokumenti nebija izdoti vai pazaudēti.

5. Grāmatvedības darbību veikšana un (vai) Reģistrācijas apliecības izsniegšana (tai skaitā dokumentu sagatavošana grāmatvedības lietas veidošanai) nedrīkst pārsniegt 30 minūtes. Šim nolūkam NA jāveic organizatoriski pasākumi, tai skaitā tie, kuru mērķis ir nodrošināt savlaicīgu attiecīgās amatpersonas paraksta un zīmoga uzlikšanu apliecībā.

6. Pieteikuma iesniedzējs, kurš sazinās ar NĒ reģistrācijai pēc tam, kad ir beidzies viņam paziņots, iesniedzot pieteikumu internetā, šis pakalpojums netiek apkalpots.

Šādā gadījumā nodokļu inspektors var aicināt pieteikuma iesniedzēju aizpildīt un iesniegt jaunu reģistrācijas pieteikumu, uz kura pamata tiks veikta reģistrācijas procedūra noteiktajā kārtībā (ieskaitot pārbaudi pret Vienotā valsts reģistra FBD). Nekustamais īpašums par to, vai personai ir iepriekš piešķirts TIN) termiņā saskaņā ar Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksu. Ja iespējams, pieteikuma iesniedzēja reģistrāciju un reģistrācijas apliecības izsniegšanu var veikt jaunā pieteikuma iesniegšanas dienā.

7. Darba rezultātu analīzi NO internetā iesniegto pieteikumu izskatīšanai var veikt, pamatojoties uz izveidoto “Informācijas pieņemšanas un nosūtīšanas žurnālu” un “Reģistrācijas pieteikumu žurnālu”, kurā tiek ievadīta informācija. automātiski.

8. Pēc personas reģistrēšanas bezpeļņas organizācijā procedūras veikšanas, ja neregulējošajai organizācijai no Vienotā valsts nekustamā īpašuma reģistra nosūtītā informācija ietver informāciju par reģistrāciju iepriekšējā dzīvesvietā (iepriekšējās dzīvesvieta), nodokļu inspektors noteiktajā kārtībā veic darbības, lai nosūtītu attiecīgo informāciju jūsu iepriekšējās dzīvesvietas (uzturēšanās) nodokļu iestādei. Ja ir vairākas iepriekšējās dzīvesvietas (uzturēšanās vietas), tad pieejamā informācija par tām tiek secīgi paziņota katrai iepriekšējai nodokļu iestādei, lai nodrošinātu, ka tiek veikti pasākumi, lai nodokļu iestādēs izreģistrētos un (vai) tiktu nosūtīta USRN informācija par dereģistrāciju. USRN FBD noteiktajā kārtībā.

Visbiežāk ekskluzīvas tiesības grāmatvedības vajadzībām tiek ņemtas vērā kā daļa no nemateriālajiem aktīviem (IMA). Lai to izdarītu, vienlaikus ir jāizpilda šādi nosacījumi (PBU 14/2007 3. punkts):

• organizācijai ir dokumenti, kas apliecina tās tiesības izmantot nemateriālo aktīvu;
• nemateriālo aktīvu var atdalīt no citiem objektiem;
• nemateriālā materiāla objektam nav materiālas formas;
• organizācija neplāno pārdot datorprogrammas tiesības vismaz gadu;
• datorprogramma tiek izmantota produktu (darbu, pakalpojumu) ražošanā vai vadības vajadzībām;
• datorprogrammas lietošanas laiks pārsniedz 12 mēnešus;
• var ticami noteikt nemateriālo aktīvu sākotnējās izmaksas.

Lai programmu nodokļu grāmatvedībā klasificētu kā nemateriālo aktīvu, ir jāievēro šādi nosacījumi (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 257. panta 3. punkts):

• organizācijai ir dokumenti, kas apliecina tās tiesības izmantot nemateriālo aktīvu;
• objekts var nest ekonomisku labumu (ienākumus);
• datorprogrammas lietošanas laiks pārsniedz 12 mēnešus.

Izrādās, ja grāmatvedībā objekts tiek klasificēts kā nemateriālais aktīvs, tad nodokļu grāmatvedībā arī šis objekts tiks atzīts par nemateriālo aktīvu.

Grāmatvedībā datorprogramma jāuzskaita sākotnējā vērtībā. Šīs izmaksas ir vienādas ar visu tā iegādes izmaksu summu. PBU 14/2007 8.punkts nosaka, ka nemateriālo aktīvu sākotnējās izmaksas palielinās par to izdevumu summu, kas saistīti ar aktīva iegādi (uzstādīšana, nodošana izmantojamā stāvoklī utt.).

Nolietojums un lietderīgās lietošanas laiks

Nemateriālos aktīvus līdz 40 000 (no 2016. gada līdz 100 000) rubļu vērtībā nodošanas ekspluatācijā brīdī var pilnībā norakstīt nodokļu uzskaitē. Tā kā īpašums līdz 40 000 rubļu nav nolietojams (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 256. panta 1. punkts), nemateriālo aktīvu izmaksas var iekļaut materiālajos izdevumos (nodokļu kodeksa 254. panta 1. punkta 3. punkts). Krievijas Federācija).

Jautājums par nodokļu nolietojumu nemateriālajiem aktīviem, kuru vērtība ir mazāka par 40 000 rubļu, ir pretrunīgs. Iepriekš regulējošās iestādes ieņēma nostāju, ka visiem nemateriālajiem aktīviem neatkarīgi no to vērtības ir jāaprēķina nolietojums (Krievijas Federālā nodokļu dienesta 2011. gada 25. februāra vēstule Nr. KE-4-3/3006). Šodien arvien vairāk Finanšu ministrijas vēstuļu apstiprina iespēju norakstīt “mazvērtības” nemateriālos aktīvus, nododot ekspluatācijā (Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas vēstules 31.08.2012 N 03-03-06/ 1/450, 09/09/2011 N 03-03-10/86, 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).

Nodokļu uzskaites vajadzībām nemateriālā aktīva lietderīgās lietošanas laiku nosaka saskaņā ar Regulas Nr. 258 Krievijas Federācijas nodokļu kodekss. Parasti nemateriālo aktīvu lietošanas laiku var noteikt līgumā vai patentā. Ja periodu nevar noteikt pēc dokumentiem, nolietojuma likmes tiek noteiktas, pamatojoties uz lietderīgās lietošanas laiku, kas vienāds ar 10 gadiem (bet ne ilgāk par nodokļu maksātāja darbības laiku).

Izņēmuma tiesībām uz datorprogrammām nodokļu maksātājam ir tiesības patstāvīgi noteikt lietderīgās lietošanas laiku, kas nevar būt mazāks par diviem gadiem.

Nolietojamā īpašuma noteikšanai grāmatvedībā nav izmaksu kritērija. Tāpēc nolietojums jāaprēķina visiem nemateriālajiem aktīviem, kuriem ir zināms lietderīgās lietošanas laiks. Nemateriālajiem aktīviem ar nenoteiktu lietderīgās lietošanas laiku nolietojums netiek uzkrāts (PBU 14/2007 23. punkts). Bet organizācijām katru gadu jāpārskata nemateriālo aktīvu lietošanas periods, apstiprinot iepriekš noteikto vai veicot izmaiņas objektīvu iemeslu dēļ (PBU 14/2007 27. punkts).

Ekskluzīvajām tiesībām uz datorprogrammu nav ierobežots derīguma termiņš. Tāpēc grāmatvedības nolūkos datorprogrammas lietošanas periods tiek noteikts, pamatojoties uz periodu, kurā organizācija to izmantos (PBU 14/2007 26., 27. punkts). Ja periods nav zināms, tad to var noteikt vienādu ar 5 gadiem (Krievijas Federācijas Civilkodeksa 1235. panta 4. punkts).

Pasūtījumā ir jāieraksta datorprogrammas lietderīgās lietošanas laiks (2011. gada 6. decembra likuma Nr. 402-FZ 1. daļas 9. pants).

Lai izvairītos no neatbilstībām grāmatvedībā un nodokļu uzskaitē, ir vēlams iestatīt tādu pašu programmas lietderīgās lietošanas laiku (nemateriālajiem aktīviem, kuru vērtība pārsniedz 40 000 rubļu).

Sludinājumi, iegādājoties ekskluzīvas tiesības :

Debets 20 (26, 44) Kredīts 05 - ikmēneša nolietojums tiek uzkrāts, izmantojot datorprogrammu (nolietojums tiek uzkrāts no nākamā mēneša pirmās dienas, kas seko mēnesim, kurā nemateriālie aktīvi tika pieņemti uzskaitei (PBU 14/2007 31. punkts).

Ja organizācija vienā reizē noraksta programmu, kuras vērtība ir līdz 40 000 rubļu, tad ieraksti būs šādi:

Debets 08-5 Kredīts 60 - tiek ņemti vērā izdevumi datorprogrammas iegādei;

Debets 04 Kredīts 08-5 - datorprogramma ir nodota ekspluatācijā;

Debets 20 (23, 25, 26, 44) Kredīts 04 - nemateriālo ieguldījumu izmaksas vienlaikus tiek ņemtas vērā materiālo izdevumu sastāvā (tikai nodokļu uzskaitē);

Debets 20 (23, 25, 26, 44) Kredīts 05 - ikmēneša nolietojums aprēķināts, izmantojot datorprogrammu (tikai grāmatvedībā).

Neekskluzīvas tiesības

Lielākajai daļai iegādāto programmu un sistēmu ir neekskluzīvas tiesības, un tās tiek iegādātas saskaņā ar licences vai apakšlicences līgumu. Šāda veida tiesības nevar klasificēt kā nemateriālos aktīvus (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 257. panta 3. punkts). Tāpēc neekskluzīvās tiesības tiek norakstītas izdevumu kontos kā daļa no citiem izdevumiem (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 26. panta 1. punkts, 264. pants).

Nodokļu uzskaite

Nodokļu uzskaitē licenciātam, izmantojot uzkrāšanas metodi, datorprogrammas izmaksas jāsadala līguma darbības laikā (Krievijas Finanšu ministrijas 2012. gada 31. augusta vēstule Nr. 03-03-06/2/95) . Ja līgumā nav noteikts periods, tad ir patstāvīgi jānosaka izdevumu norakstīšanas periods, pamatojoties uz vienveidības principu (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 272. panta 2. punkts, 1. daļa, Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas 2014. gada 18. marta Nr. 03-03-06/1/11743 un 2013. gada 18. marta Nr. 03-03-06/1/8161). Civilkodekss paredz, ka, ja lietošanas laiks nav noteikts, līgums uzskatāms par noslēgtu uz 5 gadiem (1235.panta 4.punkts). Pie tāda paša viedokļa arī Finanšu ministrija pieturas 2013.04.23. Nr.03-03-06/1/14039, 16.12.2011. Nr.03-03-06/1/829.

Neizņēmuma tiesību norakstīšanas jautājumā ir arī pretēja tiesu prakse. Piemēram, ar Maskavas apgabala Federālā pretmonopola dienesta 2014. gada 18. marta rezolūcijām Nr. F05-1208/2014, datēta ar 2010. gada 28. decembri Nr KA-A40/15824-10, datēta ar 2010. gada 15. februāri Nr KA -A40/190-10, tika nolemts, ka Datorprogrammas lietošanas tiesību iegūšanas izmaksas var norakstīt vienā reizē.

Kā tas bieži notiek, nodokļu iestāžu viedoklis nesakrīt ar tiesu viedokli. Ja nevēlaties tērēt laiku tiesvedībām, drošāk datorprogrammu iegādes izmaksas norakstīt vienmērīgi visā lietošanas periodā. Paturiet prātā, ka tiesas izskata izdevumu norakstīšanas kārtību, kas ir noteikta organizācijas grāmatvedības politikā. Ja izlemjat vienā reizē norakstīt neekskluzīvo tiesību iegūšanas izmaksas, neaizmirstiet iekļaut šo pozīciju savā grāmatvedības politikā.

Saskaņā ar skaidras naudas metodi izdevumos ietilpst faktiski samaksātās summas (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 273. panta 3. punkts).

Vienkāršotā nodokļa (ienākumu - izdevumu) maksātāji var samazināt nodokļa bāzi par datorprogrammu lietošanas tiesību iegūšanas izmaksu summu (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 346.16. panta 19. apakšpunkts, 1. punkts, LR ministrijas vēstule Krievijas finanses 2013. gada 21. martā Nr. 03-11-06/2 /8830 un 05.28.12. Nr. 03-11-06/2/70).

Grāmatvedība

Grāmatvedībā programmas neekskluzīvās lietošanas tiesības tiek ņemtas vērā kā daļa no nākamo periodu izdevumiem 97. kontā (PBU 14/2007 39. punkts). Šādi izdevumi ir jānoraksta visā līguma darbības laikā. Neekskluzīvo tiesību iegūšanas izmaksu norakstīšanas metodei jābūt fiksētai grāmatvedības politikā. Lai izvairītos no pagaidu atšķirībām, iestatiet vienu periodu programmas lietošanai grāmatvedībā un nodokļu uzskaitē.

Ja līgumā termiņš nav norādīts, organizācija to var noteikt patstāvīgi atbilstošā secībā. Bet šajā gadījumā drošāk ir vadīties pēc Civilkodeksa normām (1235. pants) un noteikt programmas lietošanas termiņu 5 gadus.

Tā kā autortiesību īpašnieka neekskluzīvās tiesības uz programmatūras produktiem ir nemateriāls aktīvs, licenciātam (saņēmējam) ir jāglabā šī objekta uzskaite ārpusbilances kontā (PBU 14/2007 39. pants). Kontu plānā šiem mērķiem nav paredzēts īpašs konts, tāpēc var atvērt īpašu ārpusbilances kontu, piemēram, 012.

Sludinājumi, iegādājoties neekskluzīvas tiesības:

Debets 97 Kredīts 60 — iegūtas programmas lietošanas tiesības (vienreizējs maksājums);

Debets 012 - programmas licence (tiesības) tiek ierakstīta ārpusbilances kontā;

Debets 20 (23, 25, 26, 44) Kredīts 97 - daļa nākotnes izdevumu tiek norakstīta (mēnesī).

Atjaunojot licenci vienmērīgi tiek ņemtas vērā arī programmas izmaksas (97. konts).

Svarīgs! Pirātisku programmu izmantošana ir sodāma (Krievijas Federācijas Civilkodeksa 1252. pants, Krievijas Federācijas Kriminālkodeksa 146. pants).

Programmatūras atjauninājumi, abonēšanas pakalpojumi

Programmu atjaunināšanas un ikmēneša uzturēšanas izmaksas tiek uzskatītas par kārtējiem izdevumiem un tiek norakstītas pakalpojuma sniegšanas laikā (Krievijas Federācijas Nodokļu kodeksa 26. klauzula, 1. klauzula, 264. pants, Finanšu ministrijas vēstule Krievijas Federācijas 2007. gada 27. novembra Nr. 03-03-06/1/826).

Debets 20 (23, 25, 26, 44) Kredīts 60 - programmas atjaunināšanas (uzturēšanas) izmaksas ir norakstītas.

Visbiežāk datorprogrammām ir neekskluzīvas lietošanas tiesības. Šādu programmatūras produktu uzskaite ir jāveic, izmantojot kontu 97 “Atliktie izdevumi”, un vienmērīgi jānoraksta visā līguma darbības laikā. Nevajag jaukt programmu atjaunināšanu ar to pagarināšanu, jo šīs izmaksas ir jārēķinās citādi.

Ja jums ir jautājumi par grāmatvedību vai nodokļu uzskaiti, mūsu speciālisti vienmēr ir gatavi palīdzēt to atrisināt.

Pakalpojumu ekspertu standarts

Rogačova E.A.

Sanktpēterburgas administrācija
PRIMORSKAS ADMINISTRATĪVAIS RAJONS
TERITORIĀLĀ PĀRVALDĪBA

Par elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanu
un biroja darbs

1. Uzdot atbildību par biroja vadības nodaļu datortehnikas un lokālā tīkla (LAN) sagatavošanu elektronisko dokumentu pārvaldības un biroja vadības sistēmu (turpmāk – EDMS) ieviešanai atbilstoši privāto tehnisko specifikāciju prasībām. 2000.gada 23.augusta līguma Nr.1008/25-2000 pielikumu Nr.1) un pasākumu veikšanu elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu tehniskās darbspējas nodrošināšanai, Ekonomikas katedras Informācijas sistēmu un datu bāzu katedras vadītājai. un pilsētas iepirkums, Miroshnik M.I.

2. Atbildību par sistēmu izmēģinājuma darbību, biroja vadības nodaļu darbinieku apmācību un EDS ieviešanu teritoriālajās nodaļās uzdot lietu nodaļas vadītājam K.V.Guļajevam.

3. Ekonomikas un pilsētas pasūtījumu departamenta Informācijas sistēmu un datu bāzu nodaļas vadītājs Mirošņiks M.I. un lietu nodaļas vadītājs Guļajevs K.V. kopā ar ESED projekta ģenerālizpildītāju - Valsts uzņēmumu "Datoru izstrādes centrs" - nodrošināt elektroniskās lietvedības sistēmu izmēģinājuma darbību, tehnisko līdzekļu sagatavošanu un pieņemšanas darbu veikšanu sistēmu ieviešanai komercdarbībā. darbību.

4. Es paturu kontroli pār pasūtījuma izpildi.

Teritoriālās pārvaldes vadītājs
Ju.L.Osipovs

Dokumenta teksts tiek pārbaudīts saskaņā ar:
oficiālais biļetens

Pasūtījuma par elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanu veidlapas paraugs (sagatavojuši uzņēmuma Garant eksperti)

Pasūtiet
par elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešanu

[ diena mēnesis gads ]

Lai [aizpildiet pēc vajadzības], es pasūtu:

1. No [datums, mēnesis, gads] ieviest elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu [nosaukums] [juridiskās personas nosaukums].

2. [Amats, pilns vārds] [diena, mēnesis, gads] laikā izstrādāt un apstiprināt elektronisko dokumentu pārvaldības kārtību.

3. Iecelt [amats, pilns vārds] par atbildīgo par elektronisko dokumentu pārvaldību.

4. [Amats, pilns vārds] organizēt saņemto un nosūtīto dokumentu elektronisko arhīvu.

5. [Amats, pilns nosaukums] [juridiskās personas nosaukums] grāmatvedības politikā ieviest elektronisko dokumentu veidošanas, saņemšanas un uzglabāšanas noteikumus.

6. Iecelt [amats, pilns vārds] par atbildīgo par elektronisko dokumentu noformēšanu un parakstīšanu.

7. Rīkojums jāpaziņo visām organizācijas struktūrvienībām.

8. Kontroli pār rīkojuma izpildi uzticu [amats, pilns vārds].

Ar pasūtījumu ir iepazinušies:

[amats, paraksts, iniciāļi, uzvārds]

Rīkojuma paraugs elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanai

Izstrādātājs: Garant Company, 2016. gada jūnijs

Pašreizējā jūs interesējošā dokumenta versija ir pieejama tikai GARANT sistēmas komerciālajā versijā. Jūs varat iegādāties dokumentu par 54 rubļiem vai iegūt pilnu piekļuvi sistēmai GARANT bez maksas 3 dienas.

Ja esat sistēmas GARANT interneta versijas lietotājs, varat atvērt šo dokumentu jau tūlīt vai pieprasīt to, izmantojot sistēmas uzticības tālruni.

Normatīvais atbalsts EDMS ieviešanas procesam

Tātad jūs nopietni domājat par EDMS ieviešanu. Jūs esat uz gara ceļa robežas, kas sastāv no daudziem posmiem: pirmsprojekta pārbaude, programmatūras produkta izvēle, tā sākotnējā konfigurācija, lietotāju apmācība, izmēģinājuma darbība, ieviešana komerciālā darbībā. Taču, lai elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma darbotos “oficiāli”, nepieciešams atbilstošs papīra dokuments. Šodien mēs analizēsim visus sistēmas ieviešanas posmus un izskatīsim normatīvos dokumentus, kuriem tie būtu jāreglamentē.

Darbības EDS ieviešanai uzņēmumā jāapliecina ar administratīvajiem dokumentiem. Un jo skaidrāk rīkojumos/instrukcijās tiks fiksēts nepieciešamo darbību saraksts, to izpildes kārtība un ieviešanā iesaistīto amatpersonu atbildība, jo ātrāk un efektīvāk tiks veikts darbs pie EDMS ieviešanas.

1. Pirmsprojekta pārbaude, programmatūras produkta izvēle.

Administratīvajā dokumentā (parasti rīkojumā), ko vadība izdod pirmajā ieviešanas posmā, ir ietverts EDS ieviešanas nepieciešamības pamatojums, un tekstā ir norādīta atbildīgā persona vai vairākas personas, kurām:

Noteikt, ar kādiem spēkiem sistēma tiks ieviesta (pašu vai ar darbu izpildītāja iesaisti);

Noteikt darbu ģenerāluzņēmēju;

Noteikt aptuveno izpildes mērogu un plānoto budžetu.

Darba rezultāts pie iepriekš minētā pasūtījuma visbiežāk ir komerciāls priekšlikums, kas izstrādāts abām pusēm.

2. Darba grupas izveidošana un darba grafika apstiprināšana.

Pēc programmatūras produkta un darbuzņēmēja izvēles ir jāizveido administratīvais dokuments, kas definēs:

Ieviešanas komandas vadītājs no klienta puses;

Darba grupas sastāvs;

Uzdevumi darba grafika sagatavošanai, iesaistot citus EDMS ieviešanā iesaistītos speciālistus (tehniskā aprīkojuma, informācijas un programmatūras sagatavošana u.c.).

Turpmāk būs nepieciešams izdot rīkojumu par EDMS ieviešanas darba grafika apstiprināšanu. Ņemot vērā šo plānu, tiek veikti visi turpmākie īstenošanas posmi.

3. Lietotāju saraksta apstiprināšana un sistēmas administratora noteikšana.

Administratīvajos dokumentos jāietver EDMS lietotāju saraksts, kā arī viņu apmācības grafiks. Treniņu grafiku var fiksēt ar neatkarīgu rīkojumu/instrukciju. Šis rīkojums palīdzēs regulēt lietotāju apmācības norisi uzņēmumā.

Nākamajā pasūtījumā būs informācija par sistēmas administratora iecelšanu – tas ir īpašs lietotājs, kurš nodrošina un kontrolē citu sistēmas lietotāju darbu; viņam jāveic darbi, lai identificētu, labotu lietotāja kļūdas, papildinātu un mainītu atsauces datus (atsauces informāciju).

4. Sistēmas palaišana izmēģinājuma un rūpnieciskajā darbībā.

Parasti pēc lietotāja apmācības vai tās laikā sistēma tiek nodota izmēģinājuma režīmā. Īpašajā rīkojumā par sistēmas nodošanu izmēģinājuma ekspluatācijā jānorāda:

Izmēģinājuma darbības laiks;

Nodaļu (darba vietu) saraksts;

Laika posms to aprīkošanai ar programmatūru un aparatūru;

Atbildīgs par izmēģinājuma darbības veikšanu nodaļās.

Tajā pašā rīkojumā var būt norādījumi par pagaidu noteikumu (noteikumu, procedūru) apstiprināšanu darbam ar EDMS.

Pēc izmēģinājuma darbības ir nepieciešams sagatavot priekšlikumu vai ieteikumu sarakstu pārejai uz EDMS, kas parasti, ja priekšlikumus sagatavojuši pasūtītāja organizācijas darbinieki, tiek sastādīts iekšējās amatpersonas formā. dokumentu. Šajā dokumentā ir informācija par problēmām, kas radušās izmēģinājuma darbības laikā, kā arī priekšlikumi sistēmas papildu konfigurēšanai.

Pēc visu domstarpību un papildu uzstādījumu pabeigšanas elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma tiek pieņemta komercdarbībā, kas tiek fiksēta ar atsevišķu pasūtījumu, kurā jānorāda:

EDMS vai tā daļu, aparatūras un programmatūras, kas pieņemtas komerciālai ekspluatācijai, funkciju sastāvu;

par EDMS darbību atbildīgo klientu organizācijas amatpersonu sarakstu un nodaļu sarakstu;

jaunu dokumentu formu ieviešanas kārtība un laiks (ja nepieciešams);

kārtību un laiku personāla pārcelšanai darbā EDMS darbības apstākļos.

Pēc nodošanas ekspluatācijā darbu pabeigšanas nepieciešams veikt izmaiņas vietējos normatīvajos aktos (amata aprakstos, noteikumos, kas reglamentē darbu ar dokumentiem u.c.). Instrukcijās jāņem vērā jauninājumi, kas saistīti ar EDMS lietošanu uzņēmumā. Par šādu dokumentu izmaiņu pareizu izpildi runāsim turpmākajos rakstos.

Pasūtījums ieviest sed

Jebkuras elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanai ir sava specifika. Tas sastāv no darbietilpīgiem sagatavošanās darbiem, kuru mērķis ir radīt optimālus apstākļus automatizācijas rīku izmantošanai. Metodiskie materiāli palīdzēs speciālistiem dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanā apgūt jaunu profesionālo jomu. Mēs runājam par dokumentācijas atbalstu vadībai.

Sagatavošanās dokumentu plūsmas automatizācijai nereti rezultējas neatkarīgā konsultāciju projektā, kura laikā tiek veikta dokumentu aprites organizēšana uzņēmumā un procesi tiek sagatavoti iekļaušanai jaunā informācijas sistēmā.

Sagatavošanas posmā jums vajadzētu:

• veikt dokumentu pārvaldības procesu auditu un izvērtēt esošo situāciju;
• apzināt vadības vajadzības un problēmas, kas darbiniekiem rodas darbā ar dokumentiem;
• atkarībā no vadības vajadzībām un konstatētajām problēmām veikt izmaiņas esošajā sistēmā vai piedāvāt principiāli jaunu dokumentu plūsmas organizēšanas sistēmu;
• regulēt darbu ar dokumentiem: sagatavot normatīvo dokumentu paketi, kas noteiks noteikumus darbam ar dokumentiem un izveidos tiesisko regulējumu darbam elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā.

Konsultāciju projektam dokumentu automatizācijas sagatavošanai ir vairākas funkcijas.

Pirmkārt, konsultāciju īpatsvars elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanas projektos ir diezgan augsts, un pats sagatavošanās posms būtiski ietekmē ieviešanas efektivitāti.

Otrkārt, konsultāciju projekts atrodas divu priekšmetu jomu – vadības un informācijas tehnoloģiju (IT) dokumentācijas atbalsta – krustpunktā. Tāpēc, lai veiksmīgi pabeigtu šādu projektu, ir nepieciešamas īpašas zināšanas, kuru ieviešanas speciālistiem bieži vien nav.

Treškārt, Krievijas biroja darbam ir spēcīgas tradīcijas un dziļas saknes, kas atstāj ietekmi arī uz dokumentu pārvaldības procesu automatizāciju.

Pamatojoties uz konsultāciju projekta iezīmēm, varat izveidot kvalificēta konsultanta portretu. Šādam speciālistam ir zināšanas par vadības dokumentācijas atbalsta priekšmetu un viņš spēj runāt ar biroja vadības jomas speciālistiem vienā profesionālajā valodā. Vienlaikus viņš pārzina ieviešamās elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas funkcionalitāti un brīvi pārvalda biznesa procesu izpētes un aprakstīšanas metodes.

No konsultanta profesionālā portreta rodas loģisks jautājums: kur var atrast šādu konsultantu?

Izstrādātāja palīdzība

Uzņēmums 1C, sistēmas 1C: Document Flow izstrādātājs, šīs problēmas risināšanai pievērsās sistemātiski un rūpīgi. Tika atvērta jauna darbības joma - metodiskais atbalsts projektiem elektronisko dokumentu pārvaldības programmu īstenošanai. Mūsdienās ir divi metodiskā darba virzieni:

1. Gatavo metožu izstrāde dokumentu plūsmas organizēšanai un uzņēmuma apsekošanai.
2. Apmācība strādāt ar gatavām metodēm.

Dokumentu plūsmas organizēšanas un uzņēmuma apsekošanas gatavu metožu izstrādes ietvaros tika izveidots metodiskais produkts “Normatīvo dokumentu komplekts”. Biroja darba un dokumentu aprites organizēšanas metodika.” Produkts ir pieejams divās versijās, kas paredzētas dažādiem biznesa segmentiem. Katra dokumentu kopa ir saistīta ar konkrētas programmas 1C: Document Flow versijas iespējām.

Atbalstot metodisko produktu, tika uzsākts divu dienu apmācību kurss “Sagatavošanās dokumentu plūsmas automatizācijai”. Apmācības kurss satur biroja darba pamatus un skaidrojumus, kā strādāt ar normatīvo dokumentu komplektiem. Apmācību laikā studenti strādā ar dokumentu piemēriem, mācās izvērtēt aktuālos vietējos normatīvos aktus, kas regulē darbu ar dokumentiem, formulēt komentārus par tiem, noformēt jaunus dažāda veida dokumentus.

Metodiskais produkts “Normatīvo dokumentu komplekts” savā būtībā ir gatava tehnoloģija, nevis biroja darba mācību grāmata. Šis ir vietējo noteikumu kopums par biroja darba organizēšanu, kurā visi procesi ir saistīti ar programmu 1C: Document Flow. Komplekts palīdz īsā laikā sagatavoties ieviešanai: organizēt biroja darbu uzņēmumā. Un, kas ir svarīgi, dokumentu komplekts ieviešanas laikā prasīs tikai nelielas izmaiņas, ņemot vērā uzņēmuma nozares specifiku. Pēc ekspertu domām, šādas modifikācijas apjoms nepārsniedz 30%.

Noteikumi

Dokumentu komplekta saturs:

• Rīkojums “Par elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas izmēģinājuma/rūpnieciskās darbības uzsākšanu”.
• rīkojums “Par darbu elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā.
• Biroja darba un dokumentu aprites noteikumi.
• Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta noteikumi.
• Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta darbinieku amatu apraksti (vai mazo uzņēmumu sekretāres-lietvedes amatu apraksti).
• Noteikumi par darbu ar administratīvajiem, līgumiskajiem un normatīvajiem dokumentiem
• Nolikums par darbu ar organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem.
• Noteikumi par darbu ar līguma dokumentiem.
• Nolikums par darbu ar normatīvajiem dokumentiem.
• Vienotu dokumentu veidlapu albums, kurā ietilpst 26 veidnes un 8 dokumentu veidlapas.

Pakavēsimies sīkāk pie katra no normatīvajiem dokumentiem.

Pasūtiet “Par elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas pilot/komerciālās darbības uzsākšanu” satur norādījumus:

• pieņemt elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu;
• nodrošināt piekļuvi elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai;
• veikt darbinieku apmācības par elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas lietošanu.

Rīkojumā ir noteiktas atbildības jomas starp vadības dokumentācijas atbalsta dienestu un IT attiecībā uz elektroniskās dokumentu vadības sistēmas darbību. Rīkojums attiecas uz visiem organizācijas darbiniekiem un uzliek par pienākumu strādāt jaunajā informācijas sistēmā.

Pasūtiet “Par darbu elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā” nosaka tiesisko regulējumu darbam ar elektroniskajiem dokumentiem: darbinieku darbības elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā pielīdzina darbībām, kas tiek veiktas papīra dokumentu pārvaldības ietvaros. Šīs darbības ietver:

• elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ietvaros izdotie rīkojumi;
• dokumentu vizēšana;
• informācijas sistēmā ievietotie komentāri, spriedumi, secinājumi dokumentu projektiem;
• darbinieku iepazīšanās, kas veikta, izmantojot elektroniskos dokumentu pārvaldības rīkus;
• dokumentu noformēšanas un dokumentu projektu izskatīšanas pilnvaru deleģēšana.

Biroja darba un dokumentu aprites noteikumi, kas iekļauts dokumentu komplektā, ir sastādīts stingri saskaņā ar Metodiskajiem ieteikumiem biroja darba instrukciju izstrādei federālajās izpildvaras iestādēs (apstiprināts ar Federālā arhīva 2009. gada 23. decembra rīkojumu Nr. 76).

• soli pa solim visu dokumentu sagatavošanas un nodošanas posmu apraksts;
• ieteicamais organizācijas dokumentu sastāvs;
• kārtējo un arhīvu uzglabāšanas noteikumi;
• konkrētu veicēju darbības elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā.

Noteikums ir vērsts uz to dokumentu juridiskā spēka nodrošināšanu, kuri tiks veidoti informācijas sistēmas ietvaros, kā arī uz dokumentu plūsmas procesu automatizāciju.

Viens no juridiskā spēka kritērijiem ir dokumenta noformēšana noteiktajā kārtībā. Tāpēc dokumenta noteikumu mērķis ir radīt apstākļus, lai organizācijas darbinieki varētu pareizi izvēlēties dokumenta veidu konkrētai biznesa situācijai un tā pareizu izpildi, proti:

• dokumentu vienveidība (dokumentu veidņu veidošana, pamatojoties uz vienotiem tekstiem);
• izmantoto dokumentu veidu skaita samazināšana (dokumentu veidu unifikācija).

Noteikumos norādītas visas darbības, kas jāveic elektroniskā dokumentu pārvaldības programmā (1.att.). Tas ievērojami vienkāršos darbinieku pielāgošanos jaunajai informācijas sistēmai.

Rīsi. 1. Piemērs darbībai, kas jāveic elektroniskā dokumentu pārvaldības programmā

Dokumentu komplektā ir jau sagatavoti normatīvie akti, kas regulē vadības dokumentācijas atbalsta dienesta darbību:

• Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta noteikumi;
• Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta darbinieku amatu apraksti.

Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta noteikumi nosaka organizatorisko struktūru, nosaka dienesta atbildības jomu un satur detalizētu tā darbinieku veikto uzdevumu un funkciju sarakstu.

Piedāvātais uzdevumu un funkciju saraksts ir vispilnīgākais, un tajā ir optimāls atbildības jomu sadalījums starp dokumentācijas atbalsta dienesta nodaļām. Nepieciešamības gadījumā uzdevumus un funkcijas var papildināt ar iztrūkstošajiem vai izņemt no saraksta nevajadzīgos.

Funkciju aprakstā ir norādījumi procedūru veikšanai elektroniskajā dokumentu pārvaldības programmā (2. att.):

Rīsi. 2. Instrukcijas procedūru veikšanai elektroniskajā dokumentu pārvaldības programmā

Vadības dokumentācijas atbalsta dienesta darbinieku amatu apraksti izstrādāt saskaņā ar piedāvāto struktūrvienības organizatorisko struktūru un konsolidēt uzdevumu un funkciju sadalījumu starp darbiniekiem. Turklāt darba apraksti:

• precizē dienesta darbinieku darba pienākumus: satur detalizētu veikto darbību aprakstu;
• nosaka kvalifikācijas prasības amatiem;
• ir par pamatu personāla atlases dienesta amatu aprakstiem;
• ļaut jaunajiem darbiniekiem ātri apgūt darba pienākumus.

Amatu aprakstos ir arī norādījumi par darbību veikšanu elektroniskajā dokumentu pārvaldības programmā (3. att.):

Rīsi. 3. Instrukcijas operāciju veikšanai elektroniskajā dokumentu pārvaldības programmā

Gatavojoties automatizēt dokumentu plūsmu, jāpievērš uzmanība tādām svarīgām darba jomām kā administratīvās, līgumiskās un iekšējo noteikumu izstrādes darbības.

Vadības darbības tiek īstenotas, pieņemot vadības lēmumus. Katrā organizācijā daudzus vadības lēmumus pieņem dažādu līmeņu vadītāji. Visiem šiem lēmumiem ir jābūt tādām īpašībām, kas nodrošina to racionalitāti, iespējamību, pamatotību, savlaicīgumu un ekonomisko efektivitāti.

Neraugoties uz acīmredzamo pieņemto vadības lēmumu daudzveidību, vadības darbību joprojām raksturo vadības funkciju atkārtošanās. Tāpēc nepieciešams apzināt līdzīgas vadības funkcijas un izstrādāt tām vienotus noteikumus.

Labi funkcionējoša vadības lēmumu pieņemšanas sistēma ir vadības darbības efektivitātes kritērijs kopumā.
Lai organizētu vienotu vadības lēmumu pieņemšanas sistēmu, nepieciešams:

1. Formulēt noteikumus par vadības lēmumu pieņemšanu dažādu līmeņu vadītājiem vai dažādām vadības struktūrām.
2. Automatizēt vadības lēmumu pieņemšanas un to izpildes uzraudzības procedūru.

Noteikumi par darbu ar organizatorisko un administratīvo dokumentāciju regulē gan individuālu, gan koleģiālu vadības lēmumu pieņemšanas procesu.

• pareizi izvēlēties administratīvā dokumenta veidu;
• izveidot administratīvos dokumentus, izmantojot gatavas veidnes;
• pārsūtīt administratīvo dokumentu nodošanas procesus no standarta nodrošinājuma uz programmu 1C: Document Flow 8;
• organizēt savlaicīgu un nepārtrauktu pieņemto lēmumu izpildes uzraudzību;
• organizēt administratīvo dokumentu gan elektronisko versiju, gan oriģinālu uzglabāšanu papīra formātā;
• nodrošināt savlaicīgu administratīvo dokumentu aktualizāciju;
• veidot organizācijas koleģiālo institūciju darbu.

Līgumdarbs lielākajai daļai uzņēmumu ir prioritāte. Līgumdarbu organizācijas kvalitāte nosaka tā efektivitāti. Noteikumi par darbu ar līguma dokumentāciju mērķis ir izveidot līgumdarbu vadības sistēmu un satur noteikumus līgumdarbu veikšanai, kā arī metodes tā automatizācijai.

Atbilstība dokumenta prasībām ļaus:

• sagatavot līguma dokumentus, izmantojot standartizētas veidlapas atbilstoši pieņemtajiem standartiem;
• samazināt līgumu saskaņošanas laiku, izmantojot standarta veidlapas ar iepriekš saskaņotiem nosacījumiem un iespējamām atkāpēm no šiem nosacījumiem;
• līdz minimumam samazināt juridiskos un komerciālos riskus, kas saistīti ar līgumsaistību nepildīšanu vai dokumentu nozaudēšanu

Vienu no centrālajām vietām vadības efektivitātes nodrošināšanā ieņem normatīvo dokumentu izstrāde, ieviešana, izmantošana un uzturēšana. Prasības oficiālās darbības regulējumam nosaka GOST R 52294-2004 standarts “Organizācijas vadība. Elektroniskie administratīvo un oficiālo darbību noteikumi.”

Noteikumi par darbu ar normatīvo dokumentāciju atbalsta standarta prasības un satur noteikumus normatīvo dokumentu veidošanai, standartus vienota organizācijas normatīvā regulējuma izveidei.

Noteikumi nosaka centralizētu kontroli pār normatīvo dokumentu sagatavošanu un ievietošanu vienotā normatīvā datubāzē, kas padara noteikumu izstrādes darbu pārskatāmāku un sistemātiskāku.

Atbilstība dokumenta prasībām ļaus:

• samazināt darbaspēka izmaksas jaunu normatīvo dokumentu izstrādei;
• nodrošina jaunizveidoto normatīvo dokumentu atbilstību normatīvajai videi;
• līdz minimumam samazināt riskus, kas saistīti ar normatīvās dokumentācijas trūkumu vai tās neatbilstību, prezentācijas nepieejamību vai sarežģītību;
• izveidot platformu darbinieku iekšējai apmācībai viņu funkcionālajos pienākumos;
• samazināt normatīvo dokumentu meklēšanai nepieciešamo laiku.

Tādējādi gatavu normatīvo dokumentu komplektu izmantošana samazina dokumentu plūsmas automatizācijas sagatavošanas laiku, ļauj veidot organizācijas biroja darbu atbilstoši spēkā esošajām normatīvajām un metodiskajām prasībām, kā arī nosaka vienotu korporatīvo standartu darbam ar dokumenti organizācijā. Visu komplekta normatīvo dokumentu sasaiste ar elektronisko dokumentu pārvaldības programmu padara mazāk sāpīgu darbinieku adaptāciju darbam jaunajā programmā un efektīvāku pašu darbību sistēmā.

Rīkojums un instrukcija: izdošanas kārtība uzņēmumā

Rīkojumu un norādījumu izdošanas procedūra sastāv no atsevišķiem posmiem, kas tiek veikti noteiktā secībā. Būtu nepareizi rakstu sākt ar tiešu šo posmu pārbaudi. Vispirms jums ir jānosaka pasūtījuma un instrukciju galvenais mērķis, jānosaka līdzības un atšķirības, kas pastāv starp šāda veida dokumentiem.

Pasūtījums un instrukcija: kādas ir līdzības un atšķirības

Tūlīt ir vērts atzīmēt, ka rīkojumi un norādījumi attiecas uz administratīvajiem dokumentiem 1, kas izdoti saskaņā ar vienpersonisku lēmumu pieņemšanas nosacījumiem. Šādos apstākļos vara visos vadības jautājumos uzņēmumā kopumā pieder tā vadītājam, bet vadības jautājumos struktūrvienības ietvaros - attiecīgā līmeņa vadītājam.

Rīkojuma vai direktīvas tekstā ietvertos norādījumus un lēmumus var adresēt:

● uzņēmuma organizatoriskās struktūras uzlabošana;

● līdzekļu un metožu izvēle uzņēmuma pamatdarbības (vai ražošanas) veikšanai;

● uzņēmuma nodrošināšana ar finanšu, darbaspēka, materiālajiem, informācijas un citiem resursiem;

● organizatorisko dokumentu un to izmaiņu apstiprināšana u.c.

Jāņem vērā, ka rīkojumos vai instrukcijās ietvertie norādījumi un lēmumi ir obligāti izpildāmi visiem vai atsevišķiem uzņēmuma darbiniekiem.

Tagad mēģināsim noteikt atšķirības starp aplūkojamo dokumentu veidiem.

Pasūtiet ir tiesību akts, ko izdod uzņēmuma (tā struktūrvienības) vadītājs, darbojoties uz komandas vienotības pamata, lai atrisinātu uzņēmuma galvenos un darbības uzdevumus.

Pasūtiet 2 – tas ir tiesību akts, ko izdod atsevišķs, galvenokārt koleģiālas institūcijas vadītājs, lai atrisinātu darbības jautājumus; Parasti tam ir ierobežots derīguma termiņš un tas attiecas uz šauru amatpersonu un pilsoņu loku.

Šobrīd praksē ir zināmas vairākas pieejas, kas nosaka kādos gadījumos jāveido rīkojumi, un kādos - instrukcijas.

1.Mazajos uzņēmumos, kur tikai vadītājam (vai viņa prombūtnes laikā vadītāja pienākumu izpildītājam) ir tiesības parakstīt administratīvos dokumentus, tiek izdoti rīkojumi par galvenajiem uzdevumiem (piemēram, par uzņēmuma pamatdarbības uzdevumiem, par pilnveidošanas uzdevumiem). organizatoriskā struktūra utt.), un rīkojumi - par operatīvajiem un informatīvā un metodiskā rakstura jautājumiem(piemēram, par jautājumiem par iesaistīšanos darbā brīvdienās un svētku dienās ražošanas vajadzību dēļ, par jautājumiem, kas saistīti ar pasūtījumu, norādījumu izpildes organizēšanu u.c.).

2. Otrā pieeja ir pieņemama vidējiem un lieliem uzņēmumiem, kur ne tikai uzņēmuma vadītājam, bet arī struktūrvienību vadītājiem ir tiesības parakstīt administratīvos dokumentus. Šajā gadījumā uzņēmuma vadītājs izdod rīkojumus, kas attiecas uz visu uzņēmumu kopumā un vadītājiem struktūrvienības izdod rīkojumus, kuru darbība parasti attiecas tikai uz konkrētajam vadītājam pakļauto struktūrvienību.

Pasūtījumi un norādījumi ir sadalīti trīs apakštipos:

● pēc pamatdarbības;

● pēc personāla;

● par administratīviem un ekonomiskiem jautājumiem.

Rīkojumu un instrukciju izdošanas posmi

Rīkojumu un instrukciju izdošanas procedūrā var izdalīt astoņus posmus 3:

1. Rīkojuma vai instrukcijas izdošanas ierosināšana.

2. Informācijas vākšana un analīze, lai sagatavotu dokumenta projektu.

3. Rīkojuma vai nolikuma projekta sagatavošana.

4. Dokumenta projekta apstiprināšana.

5. Rīkojuma vai nolikuma projekta pabeigšana, pamatojoties uz apstiprinātāju komentāriem.

6. Rīkojuma vai instrukcijas parakstīšana.

7. Rīkojuma vai instrukcijas noformēšana.

8. Rīkojuma vai norādījuma nodošana izpildītājiem.

Iepriekš minētie posmi tiek veikti secīgi, no pirmā posma līdz astotajam, turklāt piektā posma var nebūt pilnīgi, ja apstiprināšanas stadijā par dokumenta projektu nav komentāru.

Apskatīsim katru posmu atsevišķi.

Rīkojuma vai instrukcijas izdošanas ierosināšana

Rīkojumu un noteikumu projektus var sagatavot šādos gadījumos:

● plānveidīgi (saskaņā ar iepriekš izstrādātu plānu vai programmu);

● uzņēmuma vadības vārdā;

● pēc struktūrvienību vai padotības uzņēmumu vadītāju, kā arī atsevišķu speciālistu iniciatīvas.

Rīkojuma vai noteikumu izdošanas nepieciešamības pamatojumu var izklāstīt memorandā, analītiska vai informatīva satura apliecinājumā, priekšlikumā, secinājumā, aktā vai oficiālā vēstulē. Šie dokumenti kalpo par pamatu lēmuma pieņemšanai.

Novostroyregion-A LLC saņem vēstuli no programmatūras izstrādātāja OJSC Technologies of the 21st Century par noliktavas grāmatvedības programmatūras produkta "Sklad+" jaunas versijas izlaišanu, kā arī kompaktdisku ar atjaunināšanas moduli un instrukcijām atjaunināšanai.

Saņemot šo vēstuli, Novostroyregion-A LLC vadītājs izdod rezolūciju, kurā dod norādījumus noliktavas vadītājam A.V.Stepanovam. analizēt jaunas noliktavas uzskaites automatizācijas sistēmas iespējas un ziņot par nepieciešamību pāriet uz jaunu programmas versiju.

Stepanovs A.V. sagatavo ģenerāldirektoram adresētu piezīmi, kurā ziņo, ka pāreja uz jaunu sistēmas versiju ļaus efektīvāk organizēt preču uzskaites darbu un paaugstināt personāla darba efektivitāti.

Izpētījis šo piezīmi, ģenerāldirektors izstrādā jaunu rezolūciju, kurā uzdod sagatavot rīkojuma projektu par noliktavas uzskaites automatizācijas sistēmas jaunas versijas nodošanu ekspluatācijā.

Tas ir, šajā situācijā iniciācijas dokumenti rīkojuma izdošanai bija 21st Century Technologies OJSC vēstule un noliktavas vadītāja A.V.Stepanova iekšējā piezīme. Pamatojoties uz šiem dokumentiem, uzņēmuma vadītājs deva norādījumus rīkojuma projekta sagatavošanai.

Informācijas vākšana un analīze, lai sagatavotu rīkojuma vai noteikumu projektu

Šis posms, pirmkārt, ietver objektīvas, pietiekamas un savlaicīgas informācijas vākšanu un analīzi, kas nepieciešama vadības lēmuma izstrādei, kas pēc tam tiks atspoguļota izdotajā rīkojumā vai nolikumā.

Informācijas avoti var būt:

● normatīvie akti un normatīvā dokumentācija;

● organizācijas aktuālā dokumentācija;

● dokumenti, kas nāk no citām organizācijām;

● publikācijas periodiskajos izdevumos;

● zinātniskie materiāli u.c.

Informācijas vākšanas un analīzes rezultāts ir vadības lēmuma izstrāde. Vērts pievērst uzmanību tam, ka informācijas analīzes procesā parasti tiek izstrādāti dažādi risinājumi un, tos vispusīgi izvērtējot, tiek izvēlēts viens, vispieņemamākais.

1. piemēra turpinājums

1. piemērā aplūkotajā gadījumā informācijas avoti ietver gan organizācijas iekšējos dokumentus, gan dokumentus, kas saņemti no trešās puses organizācijas.

Novostroyregion-A LLC iekšējie dokumenti, kas nepieciešami studijām, ietver: spēkā esošos noteikumus par darbu noliktavas uzskaites automatizācijas sistēmā "Sklad+", rīkojumu, kas to apstiprināja, kā arī memorandu.

Papildus nepieciešams detalizēti izpētīt AAS “21.gadsimta tehnoloģijas” iesūtītos pieteikumus ar 2007.gada 9.janvāra vēstuli Nr.2/02-15.

Rīkojuma vai nolikuma projekta sagatavošana

Runājot par projekta sagatavošanu, jāņem vērā, ka speciālists (vai izstrādātājs) sagatavo projektu, nevis dokumentu. Projektam nav juridiska spēka, un, lai administratīvā dokumenta projekts kļūtu par rīkojumu vai nolikumu, tam ir jāiziet saskaņošanas un parakstīšanas procedūra. Turklāt pēc parakstīšanas ir nepieciešama dokumenta reģistrācija.

Rīkojuma vai nolikuma projektu sagatavo speciālists vai speciālisti no struktūrvienībām. Ja dokumenta projekts skar dažādu struktūrvienību intereses, tad ar uzņēmuma vadības lēmumu jāizveido pagaidu komisija vai jānorīko darbinieku grupa projekta sagatavošanai.

Rīkojumu projekti un instrukcijas 4 ir sastādīti saskaņā ar GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu sagatavošanai" 5 (turpmāk GOST R 6.30-2003).

Tātad, rīkojumu un noteikumu projekti tiek drukāti uz veidlapām A4 formātā, t.i. 210 × 297 mm. Parasti pasūtījumiem un instrukcijām tiek izstrādātas īpašas veidlapas. Saskaņā ar GOST R 6.30-2003 tos sauc par "veidlapām noteikta veida dokumentiem". Šādās veidlapās (izņemot vēstules) atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem ir iekļauta šāda informācija:

● Krievijas Federācijas valsts ģerbonis (vai Krievijas Federācijas veidojošās vienības emblēma, vai organizācijas emblēma, vai preču zīme (pakalpojuma zīme);

● dokumenta veida nosaukums;

● dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta;

● kā arī ierobežojošas zīmes, lai iegūtu sīkāku informāciju:

— dokumenta reģistrācijas numurs.

Veidlapas lauku izmēri ir pelnījuši īpašu uzmanību. Tādējādi saskaņā ar GOST R 6.30-2003 veidlapā ir jābūt vismaz:

Kreisā mala tiek izmantota, lai dokumentētu failā. No tā varam secināt, ka, izstrādājot dokumentu veidlapas ilgtermiņa (vairāk nekā 10 gadiem) un pastāvīgam glabāšanas periodam (kas ietver rīkojumus un instrukcijas), kreiso malu labāk iestatīt 30–35 mm diapazonā, nevis 20 mm.

1. tabula. Obligātie pasūtījuma dati un instrukcijas

dokumenta veida nosaukums

nav nepieciešams aizpildīt, tas ir uz veidlapas

dokumenta sagatavošanas vai publicēšanas vieta

nav nepieciešams aizpildīt, tas ir uz veidlapas

dokumenta reģistrācijas numurs

sastādīts pēc parakstīšanas dokumenta reģistrācijas brīdī

virsraksts tekstam

sastādīts, sagatavojot dokumenta projektu

vīzas apstiprinājuma dokuments (ja nepieciešams, var būt arī dokumenta apstiprinājuma zīmogs)

ir pilnībā formalizētas dokumenta projekta apstiprināšanas laikā

sastādīts dokumenta parakstīšanas brīdī

atkarībā no dibināšanas dokumentiem var būt Krievijas Federācijas valsts ģerbonis (vai Krievijas Federācijas veidojošās vienības emblēma, vai organizācijas emblēma, vai preču zīme) 6

nav nepieciešams aizpildīt, tas ir uz veidlapas

Iestatīšana kontrolei un izpildei

kontroles zīme

sastādīts, iesniedzot dokumentu kontrolei

Noņemšana no kontroles un dokumenta pārsūtīšana uz failu

atzīmi par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu lietā

tiek sastādīts, kad dokuments tiek izņemts no kontroles un nosūtīts uz lietu

Tagad pāriesim pie rīkojumu un noteikumu projektu dizaina iezīmēm. Sāksim ar teksta rakstīšanas noteikumi. Viņš vienmēr izteikts vienskaitļa pirmajā personā un sastāv no divām daļām:

● norādot (vai preambulu) un

IN noskaidrojošā daļa ir dots noteikto darbību pamatojums. Ja rīkojuma vai instrukcijas izdošanas pamats bija augstākas organizācijas normatīvais vai normatīvais akts vai šīs organizācijas iepriekš izdots dokuments, konstatējošajā daļā norāda tā nosaukumu, datumu un numuru. Šajā gadījumā var izmantot tādus formulējumus kā “Pamatojoties uz”, “Saskaņā”, “Saskaņā ar”. Ja rīkojums vai norādījums tiek izdots proaktīvi, paziņojuma daļā formulēti noteikto darbību mērķi un uzdevumi, kā arī izklāstīti fakti vai notikumi, kuru dēļ izdots rīkojums vai instrukcija.

Norādīšanas daļa parasti sākas ar vārdiem “Nolūkos”, “Saistībā ar” utt.

Ir gadījumi, kad noskaidrojošā daļa var nebūt tādēļ, ka noteiktajām darbībām nav nepieciešams skaidrojums vai pamatojums7.

Noskaidrojošā daļa rīkojumos tiek atdalīta no administratīvās daļas ar vārdu “PASŪTĪJU:”, bet rīkojumos – ar vārdu “PIEDĀVĀJU:” vai “MAN PIENĀKUMS:”. Šie vārdi tiek drukāti uz jaunas rindas no lauka ar lielajiem burtiem.

Administratīvā daļa jāsatur noteikto darbību saraksts, norādot katras darbības veicēju un izpildes termiņu.

Administratīvā daļa bieži tiek sadalīta punktos, jo tiek pieņemts, ka dažādiem uzdevumiem būs vairāki izpildītāji ar saviem termiņiem.

Organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Prasības dokumentu sagatavošanai: GOST R 6.30-2003 ieviešanas vadlīnijas.

Ja darbībā ir iesaistīts konkrēts izpildītājs, attiecīgā dokumenta rindkopa jāsākas ar izpildītāja amata un uzvārda norādi (tekstā iniciāļi tiek likti aiz uzvārda) datīva rakstā. Kā izpildītājus var norādīt organizācijas vai struktūrvienības.

Informāciju par vadības darbību sniedz darbības vārds nenoteiktā formā un objekts, kas norāda darbības objektu. Piemēram:

1. Starptautisko operāciju nodaļas vadītājs A. D. Kotovs sagatavot projektu “Norādījumi par darba organizēšanu par. "

2. Juridiskās nodaļas vadītājs S.G.Meļņikovs nodrošina Starptautisko operāciju departamentu ar nepieciešamajiem normatīvajiem tiesību aktiem un metodiskajiem dokumentiem.

Norāde par izpildes termiņu ir norādīta atsevišķā rindā un tiek izsniegta kā izpildes pabeigšanas datums. Piemēram:

3. Iesniegšanas termiņš: 15.07.2003.

Administratīvās daļas pēdējā rindkopā norādītas konkrētas personas, kurām ir uzticēta administratīvā dokumenta noformēšanas kontrole. Piemēram:

Kontroli pār rīkojuma izpildi uzticēt Bankas valdes priekšsēdētāja vietniekam K.M.Sidorovam.

Standarta instrukcijas biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs, kas apstiprinātas ar Krievijas Kultūras ministrijas 2005. gada 8. novembra rīkojumu Nr.536.

Ja rīkojumā tiek mainīts vai atcelts kāds no tā noteikumiem, tad vienā no teksta administratīvās daļas rindkopām jābūt saitei uz anulējamo dokumentu (dokumenta klauzula), norādot tā datumu, numuru un nosaukumu. Punkta tekstam jāsākas ar vārdiem “Atzīt par nederīgu. "

Rīkojumā nevajadzētu ietvert punktu “Rīkojums, kam jāpievērš uzmanība. " Nodaļas (amatpersonas), kurām rīkojums nodots, ir norādītas sadales rādītājā, kuru izpildītājs sagatavo kopā ar rīkojuma projektu.

Jebkura organizatoriskā un administratīvā dokumenta teksts, kas sastādīts uz A4 formāta papīra, ir jādrukā caur pusotru rindstarpu.

Rīkojumam vai direktīvai var būt dažādi 8. pielikumi: noteikumi, noteikumi, saraksti, saraksti, grafiki, tabulas, dokumentu paraugi utt. uz rīkojumiem un norādījumiem nekad netiek izsniegta rekvizīta "Zīmogs par iesnieguma esamību". sakarā ar to, ka saite uz pieteikumu ir norādīta tieši administratīvā dokumenta tekstā.

Ja iesniegumam ir uzziņas vai analītisks raksturs (diagramma, tabula, saraksts u.tml.), tad rīkojuma vai instrukcijas tekstā ir norāde “saskaņā ar 2.pielikumu” vai “(2.pielikums)”. Šajā gadījumā pieteikuma pirmajā lapā augšējā labajā stūrī ir rakstīts vārds “Pielikums”, bet zemāk ir saite uz pasūtījumu vai instrukciju. Ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti.

Pielikums Nr.2
pēc AS "Alternatīva-M" pasūtījuma
datēts ar 2007. gada 11. janvāri Nr.1

Ja administratīvā dokumenta pielikums ir apstiprināts dokuments (nolikums, noteikumi, instrukcijas u.c.), administratīvās daļas attiecīgajā punktā izdara atzīmi: “(pielikumā).” Un uz paša dokumenta pirmās lapas augšējā labajā stūrī ir rakstīts atribūts “Dokumenta apstiprināšanas paziņojums”.

Virsraksts jāformulē visos rīkojumu un instrukciju projektos un jāiekļauj īss dokumenta kopsavilkums.

Tam jāatbild uz jautājumu “par ko (kuru)?”, piemēram, “Par biroja darba instrukciju apstiprināšanu”, “Par CJSC Svyazinvestcom darbinieku sertifikāciju”, “Par dokumentācijas atbalsta uzlabošanas koncepcijas ieviešanu”. vadībai”.

Šajā gadījumā virsrakstam vajadzētu aizņemt ne vairāk kā piecas rindiņas ar kopējo garumu līdz 150 rakstzīmēm, kas drukātas no piemales (t.i., bez rindkopas atkāpes) ar vienu rindiņu atstarpi bez pēdiņām un nav pasvītrotas, jāsākas ar lielo burtu burtu un beigas, neizmantojot punktu.

Mēs nekavēsimies pie jautājumiem par pasūtījuma vai instrukcijas veidlapas obligāto rekvizītu aizpildīšanu, jo tas ir detalizēti aprakstīts E.M. rakstā. Kameneva “Organizatorisko un administratīvo dokumentu formu izstrāde”, publicēts žurnālos Nr.8’ un Nr.9’2005.

Kad rīkojuma vai nolikuma projekts ir sagatavots, sākas nākamais posms - administratīvā dokumenta projekta apstiprināšana. Tas ir nesaraujami saistīts ar citu posmu - projekta pabeigšanu, pamatojoties uz apstiprinātāju amatpersonu komentāriem. Tāpēc mēs apsvērsim abus šos posmus vienlaikus.

Rīkojuma vai nolikuma projekta apstiprināšana un projekta galīgā redakcija, pamatojoties uz apstiprinājuma amatpersonu komentāriem

Dokumenta projekta apstiprināšana nozīmē:

● iekšējais saskaņojums vai saskaņojums (ja dokumenta izsniegšanai pietiek ar iekšējo saskaņojumu), kas noformēts ar nepieciešamo “dokumenta apstiprināšanas vīzu”;

● ārējs apstiprinājums (ja nepieciešams veikt risinājuma pārbaudi citās organizācijās). Rīkojumu un noteikumu projektu ārēja saskaņošana tiek reti izmantota, tāpēc šajā 9. pantā par to nekavēsimies.

Kvalitatīvas dokumentu projektu sagatavošanas un to saskaņošanas ar ieinteresētajām pusēm nodrošināšana ir to struktūrvienību vadītājiem, kuri iesniedz projektu.

2.7.1.2.punkts. Standarta instrukcijas biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs, kas apstiprinātas ar Krievijas Kultūras ministrijas 2005. gada 8. novembra rīkojumu Nr.536.

2.7.1.2.punkts. Standarta instrukcijas biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs, kas apstiprinātas ar Krievijas Kultūras ministrijas 2005. gada 8. novembra rīkojumu Nr.536.

Rīkojumu (instrukciju) projektus un to pielikumus vizē izpildītājs 10 un projektu iesniegušās struktūrvienības vadītājs, to struktūrvienību vadītāji, kurām projektā paredzēti uzdevumi un norādījumi, kā arī pirmsskolas izglītības iestādes vadītājs. izglītības dienests un juridiskais dienests (atbalsta normatīvo aktu projektus). Iebildumi pret rīkojuma (instrukcijas) projektu, kas rodas saskaņošanas laikā, ir izklāstīti projektam pievienotajā apliecinājumā.

Ja pasūtījuma projektā apstiprināšanas procesa laikā tiek veiktas būtiskas izmaiņas, tas tiek atkārtoti izdrukāts un atkārtoti apstiprināts.

Pārvaldniecei parakstīšanai iesniegtos rīkojumu (instrukciju) projektus vizē vadītāju vietnieki atbilstoši pienākumu sadalei.

Uzņēmumam jāizstrādā 11 dokumentu veidu un apakštipu saraksts, norādot personas, kuru apstiprināšanai nepieciešamas vīzas, t.i. norādot galvenos apstiprinātājus vai dokumentu veidlapu lapu 12.

Dokumenta projekta sagatavošanas, tā apstiprināšanas un pilnveidošanas posmus, pamatojoties uz apstiprinātāju komentāriem, var veikt tā sauktajā “tradicionālajā” veidā vai izmantojot biroja automatizācijas un elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu.

Ar "tradicionālo" metodi Administratīvā dokumenta projektu sagatavo uz veidlapas un iesniedz saskaņošanai papīra formā.

Šajā gadījumā amatpersonu vīzas tiek ielīmētas dokumenta projekta pēdējās lapas otrās puses apakšā. Speciālists, kas sagatavo rīkojuma vai direktīvas projektu, var izveidot pamatu turpmākai vīzu izsniegšanai, dokumenta projekta pēdējās lapas otrā pusē norādot apstiprinātāju amatus un vārdus. “Dokumenta apstiprināšanas vīzas” informācija jāsagatavo saskaņā ar GOST R 6.30-2003.

P. 3.24. GOST R 6.30-2003. Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Dokumenta apstiprinājumu izsniedz ar dokumenta saskaņošanas vīzu (turpmāk – vīza), kurā iekļauts dokumenta apstiprinātāja paraksts un amats, paraksta atšifrējums (iniciāļi, uzvārds) un parakstīšanas datums. Piemēram:

A.S. personīgais paraksts. Orlovs
datums

Ja ir kādi komentāri par dokumentu, vīzu izsniedz šādi:

Komentāri ir pievienoti
Juridiskās nodaļas vadītājs
A.S. personīgais paraksts. Orlovs
datums

Komentāri tiek norādīti uz atsevišķas lapas, parakstīti un pievienoti dokumentam.

Pēc organizācijas ieskatiem ir pieļaujama dokumenta projekta apstiprināšana pa lappusei vai iespēja izsniegt dokumentu vīzas uz atsevišķas apstiprinājuma lapas. Tajā pašā laikā apstiprinājuma lapas formu nereglamentē ne GOST, ne tiesību akti, un saskaņā ar to dažādās organizācijās apstiprinājuma lapai var būt atšķirīga forma.

Iesniedzot saskaņošanai administratīvā dokumenta projektu papīra formātā, iespējams tikai viens projekta maršruta veids: secīgais. Tas nozīmē, ka vienlaikus dokumenta projekts var būt tikai vienas no apstiprinātājām amatpersonām. Praksē nereti ir gadījumi, kad dokumenta projekts jāsaskaņo viena līmeņa vadītājiem, un to apstiprināšanas secībai nav nozīmes. Attiecīgi secīgs dokumentu apstiprināšanas ceļš ne vienmēr ir optimālais risinājums.

Turklāt “tradicionālā” apstiprināšanas metode uzņēmuma darbiniekiem “apēd” diezgan daudz darba laika. Galu galā dokumenta projekts papīra formātā ir neatkarīgi jāiesniedz apstiprinātājiem amatpersonām vai jānosūta caur vadības dokumentācijas atbalsta dienestu (turpmāk - DOU dienests). Pēdējā gadījumā dokumenta apstiprināšana aizņem ilgu laiku, jo vispirms projekts jānogādā pirmsskolas izglītības iestādes dienestā, pēc tam jāizvēlas vajadzīgās nodaļas sekretārei vai par biroja darbu atbildīgajai personai. izņem projektu no pirmsskolas izglītības iestādes dienesta un nodod saskaņošanai savam vadītājam, un pēc apstiprināšanas projektu atdod atpakaļ dienestam DOW... Šī procedūra jāturpina, līdz projektu saskaņo visas nepieciešamās amatpersonas. Līdz ar to vidējos un lielos uzņēmumos viena dokumenta projekta apstiprināšana var ilgt vairākas dienas.

Dokumentu projektu saskaņošana, izmantojot biroja automatizācijas un elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ir daudz priekšrocību salīdzinājumā ar "tradicionālo" metodi. Izmantojot šo pieeju, dokumenta projekta izstrādātājs sistēmā izveido projektu, apstiprināšanas laikā norāda dokumenta projekta maršruta veidu un aktivizē apstiprināšanas procedūru.

Ir iespējami šādi koordinācijas maršruti:

● secīgi: kad projekts pirmo reizi tiek nodots pirmajam apstiprinātājam; pēc tam, kad viņš ir apstiprinājis projektu, projekts automātiski nonāk pie otrā apstiprinātāja utt.;

● paralēli: kad projekts tiek iesniegts vienlaikus visām saskaņotājām pusēm un tās apstiprina dokumenta projektu jebkurā secībā;

● paralēli secīgi (vai jaukts): kad dokumenta projektu pirmo reizi saņem viena amatpersonu grupa, kas var veikt apstiprināšanu jebkurā secībā; un tikai pēc tam, kad visas pirmās grupas amatpersonas ir piekritušas, projekts tiek nosūtīts nākamajai amatpersonu grupai.

Ja ņemam vērā pasūtījumu projektu un instrukciju saskaņošanu, tad var atzīmēt, ka optimālākais būtu paralēli secīgs maršruts. Šajā gadījumā koordināciju var organizēt, izmantojot šādu ķēdi:

● 1 apstiprinātāju grupa – dokumenta projekta izpildītājs (vai izstrādātājs);

● 2. koordinatoru grupa – darbuzņēmēja vadītājs;

● 3. apstiprinātāju grupa - vadītājs (vai pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbinieks), kurš pārbauda administratīvā dokumenta projekta pareizību;

● 4.koordinatoru grupa – struktūrvienību vadītāji, kuriem projektā paredzēti uzdevumi un norādījumi, kā arī juridiskā dienesta vadītājs;

● 5. koordinatoru grupa – uzņēmuma vadītāja vietnieks (vai vietnieki).

Koordinācijai, izmantojot automatizētas sistēmas, ir arī vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar “tradicionālo” koordināciju. Nosauksim galvenos:

1. Izstrādātājam nav jātērē laiks, nogādājot projektu apstiprinātājiem, jo ​​to veic sistēma atbilstoši norādītajam maršrutam.

2. Izstrādātājs var norādīt laiku, kurā amatpersonai ir pienākums saskaņot dokumenta projektu.

3. Dokumenta projekta izstrādātājs jebkurā laikā var redzēt, kā notiek dokumenta apstiprināšana, kura no amatpersonām veica saskaņošanu un kāda vīza tika izsniegta.

4. Apstiprinātāji, pateicoties īpašai apziņošanas sistēmai, nekavējoties uzzinās, ka ir saņēmuši saskaņošanai dokumenta projektu.

5. Dokumenta projekts tiek saskaņots pēc iespējas ātrāk.

6. Dokumenta projekts nevar tikt pazaudēts apstiprināšanas procesā.

7. Sistēma var saglabāt visas projekta versijas, vīzas un apstiprinājuma piezīmes.

Neskatoties uz iepriekš minētajām, diezgan būtiskajām “elektroniskā” apstiprināšanas priekšrocībām, šobrīd to izmanto nelielā skaitā uzņēmumu. Un iemesls tam ir sekojošs: automatizēt darbu ar dokumentu projektiem, ieskaitot saskaņošanas posmu, ir iespējams tikai tad, ja visi vadītāji kļūst par aktīviem biroja automatizācijas un elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu lietotājiem, jo ​​viņi ir galvenās apstiprinātājas amatpersonas. Diemžēl mūsdienu prakse rāda, ka lielākajā daļā organizāciju un uzņēmumu galvenie automatizācijas sistēmu lietotāji ir sekretāri un par biroja darbu atbildīgie, kuru kompetencē neietilpst dokumentu projektu apstiprināšana.

Tagad padomāsim, kas notiek, ja kāds no apstiprinātājiem nepiekrīt dokumenta projekta saturam.

Viena vai vairāku apstiprināšanas gadījumā fundamentāla rakstura komentāri, mainot dokumenta būtību, melnraksts ir jāpārdrukā (t.i., jāizveido jauna dokumenta projekta versija) un atkārtoti jāsaskaņo.

Ja apstiprināšanas laikā tie tika veikti redakcijas komentāri, nemaina projekta saturu, tad arī projekts ir pakļauts pārdrukāšanai, taču atkārtota saskaņošana šajā gadījumā nav nepieciešama.

Rīkojuma vai instrukcijas parakstīšana

Saskaņotais dokumenta projekts tiek nodots vadītājam parakstīšanai.

Ja saskaņošanas vīzas tika izsniegtas nevis uz projekta pēdējās lapas otrā pusē, bet uz atsevišķas saskaņošanas lapas, tad arī šajā gadījumā ir nepieciešams nodot vadītājam arī dokumenta projekta saskaņošanas lapu.

Pārvaldnieka paraksts pārvērš dokumenta projektu par pilntiesīgu dokumentu, pēc kura tas jāreģistrē.

Pasūtījuma vai instrukcijas reģistrācija

Dokumentu reģistrācija ir uzskaites datu uzskaite par dokumentu noteiktā formā, fiksējot tā izveidošanas, nosūtīšanas vai saņemšanas faktu.

Mūsu gadījumā reģistrācija fiksēs dokumenta izveides faktu. Ir vērts atzīmēt, ka reģistrācija ir nepieciešama arī turpmākai dokumentu reģistrēšanai un izziņas darbu organizēšanai.

Reģistrāciju var veikt vienā no trim veidiem:

● ieraksts par dokumentu papīra žurnālā (žurnāla reģistrācijas veidlapa);

● ierakstot papīra reģistrācijas un kontroles kartē (kartes reģistrācijas veidlapa);

● informācijas par dokumentu ievadīšana biroja automatizācijas un elektroniskajā dokumentu vadības sistēmā (automatizētā reģistrācijas forma).

Ir vērts atzīmēt, ka šobrīd ir ieteicama automatizēta dokumentu reģistrācija, jo tai ir daudz priekšrocību salīdzinājumā ar žurnālu un karšu reģistrācijas formām. Nosauksim nelielu daļu no šīm priekšrocībām:

● ātra dokumentu meklēšana pēc jebkādām detaļām vai detaļām;

● automātiska atskaišu, kopsavilkumu ģenerēšana, uzziņu un analītisko darbu veikšana ar dokumentiem;

● automātiska kontrole pār pasūtījumu (dokumentu) izpildi;

● iespēja vienlaicīgi reģistrēt dokumentus vairākās darba vietās un citās.

Turklāt automatizēta dokumentu reģistrācija ir iespējama bez specializētas programmatūras ieviešanas uzņēmumā.

Lielākajā daļā mazo uzņēmumu tas tiek darīts, izmantojot programmu MS Excel, aizpildot parastu tabulu.

Reģistrācijas laikā dokuments tiek piešķirts reģistrācijas numurs un dokumenta datums. Rīkojuma un instrukcijas datumam ir jābūt parakstīšanas datumam, no kura varam secināt, ka rīkojumiem un instrukcijām jābūt reģistrētām to parakstīšanas dienā.

Dokumenti tiek reģistrēti grupās atkarībā no dokumenta veida nosaukuma. Turklāt atsevišķi tiek ierakstīti rīkojumi (kā arī norādījumi) par pamatdarbību, par personālu un administratīvajiem un saimnieciskajiem jautājumiem. Tas nozīmē, ka iepriekšminētajiem pasūtījumu un instrukciju apakštipiem nebūs kopēja, bet gan atsevišķa numerācija.

Tagad mēs piedāvājam reģistrācijas numura un dokumenta datuma reģistrācijas prasības, kas noteiktas GOST R 6.30-2003.

P. 3.12. GOST R 6.30-2003. Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Dokumenta reģistrācijas numuru veido tā kārtas numurs 13, ko pēc organizācijas ieskatiem var papildināt ar lietu indeksu atbilstoši lietu nomenklatūrai, informāciju par korespondentu, izpildītājiem u.c.

Divu vai vairāku organizāciju kopīgi sastādīta dokumenta reģistrācijas numuru veido katras šīs organizācijas dokumenta reģistrācijas numuri, kas atdalīti ar slīpsvītru tādā secībā, kādā dokumentā norādīti autori.

3.11. sadaļa. GOST R 6.30-2003. Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Dokumenta datumu raksta ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša dienu un mēnesi raksta ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads – ar četriem arābu cipariem.

Ir atļauta verbāli-ciparu metode datuma formatēšanai, piemēram, 05.06.2003., kā arī datuma formatēšana secībā: gads, mēnesis, mēneša diena, piemēram: 2003.06.05.

Parasti pasūtījumu un instrukciju datuma noformēšanai tiek izmantota digitālā metode, piemēram, 02.05.2007.

Pavēles vai norādījuma nešana izpildītājiem

Administratīvā dokumenta nodošana izpildītājiem nozīmē dokumenta pavairošanu, izsūtīšanu (pēc iespējas ātrāk) vai nodošanu izpildītājiem.

Biroja darba “tradicionālajā” organizēšanā visbiežāk tiek izgatavotas rīkojumu un instrukciju kopijas, retāk tiek izgatavoti izraksti, kas pēc tam tiek nosūtīti izpildītājiem vai organizācijas darbiniekiem saskaņā ar sadales indeksu (tiek arī sastādīts un to parakstījis izpildītājs).

Ja darbā ar dokumentiem tiek izmantota biroja automatizācijas un elektronisko dokumentu plūsmas sistēma, tad vairumā gadījumu (kad darbinieks nav jāiepazīstas ar dokumentu parakstīšanai, kas ir svarīgi, piemēram, noformējot dažus administratīvos dokumentus personālam), reģistrētais dokuments tiek nosūtīts darbiniekiem, izmantojot sistēmas. Šī pieeja ļauj adresātiem saņemt dokumentu pēc iespējas īsākā laikā, kā arī ietaupa materiālos un laika resursus, kas tiek tērēti ar “tradicionālo” pieeju dokumentu kopēšanai un kopiju pārsūtīšanai.

Ir vērts atzīmēt, ka lielākā daļa administratīvo dokumentu ir pakļauti pirmsskolas izglītības iestādes dienesta kontrolei pirms to nodošanas izpildītājiem. Tomēr izpildes kontrole ir atsevišķa liela tēma, kurai pagājušajā gadā pievērsām pietiekami daudz uzmanības 14 , 15 .

Tēmu turpina rakstā V.P. Kozireva "Administratīvo dokumentu projektu izstrāde: mijiedarbība starp atbildīgo izpildītāju un lietvedības speciālistu."

Kad pieredzējis speciālists dalās ar savu darbu, vienmēr ir interesanti. Un jo īpaši, ja runa ir par konstruktīvas mijiedarbības izveidi ar kolēģiem no citām nodaļām. Uzzināsiet, kā sagatavot administratīvā dokumenta projektu, ievērojot biroja darba noteikumus un visus krievu valodas smalkumus. GOST R 6.30-2003 nosaka tikai visvienkāršākās prasības administratīvo dokumentu sagatavošanai. Autore stāsta, kā tie tika pabeigti (paplašināti) un ieviesti starpreģionu telekomunikāciju uzņēmumā. Konkrēti formulējumu piemēri dažādām situācijām un dizaina paraugu klātbūtne padara rakstu ļoti ērtu tā praktiskai pielietošanai jūsu darbā. Raksts tika publicēts žurnāla “Office Management and Document Flow in the Enterprise” 2007. gada jūlija numurā.

1 Administratīvie dokumenti – dokumenti, kas fiksē lēmumus par iestādes darbības administratīvajiem un organizatoriskiem jautājumiem (rīkojums, instrukcija u.c.). – Īsa dokumentu veidu un šķirņu vārdnīca. – M.: VNIIDAD. – 1974. gads.

2 Pašlaik dekrēts ir arī tiesību akts, ko individuāli izdod: – valsts vadītājs – Krievijas Federācijas prezidents; - koleģiālas varas un vadības institūcijas vadītājs viņam piešķirtās kompetences ietvaros, piemēram, ar Krievijas Federācijas valdības priekšsēdētāja rīkojumu; - Krievijas Federācijas veidojošo vienību izpildvaras vadītāji - gubernatori, mēri utt.

3 Pamatdarbības pasūtījuma dzīves cikla operogrammu skatiet Ju. V. Himiča rakstā žurnāla Nr. 2’ 2007 32. lappusē.

4 Daži rīkojumi un instrukcijas personālam ir jāsagatavo, pamatojoties uz 9. pantu 1996. gada 21. novembra federālajā likumā Nr. 129-FZ “Par grāmatvedību” saskaņā ar vienotām veidlapām, kas apstiprinātas ar Krievijas Valsts statistikas komitejas 2006. gada 21. decembra Rezolūciju. 2004.gada 5.janvāra Nr.1 ​​“Par vienotu veidlapu primārās uzskaites dokumentācijas apstiprināšanu darbaspēka uzskaitei un samaksai”.

5 GOST R 6.30-2003 ir ieteikuma raksturs visām organizācijām, izņemot federālās izpildvaras iestādes. Neskatoties uz to, tā noteikumu stingra īstenošana liecina par augstu informācijas dokumentēšanas un darba ar dokumentiem kultūru.

6 Ja komercorganizācijai nav organizācijas logotipa vai preču zīmes (pakalpojuma zīmes), tad šo rekvizītu neizsniedz.

7 Pasūtījuma bez norādes daļas piemēru skatīt T.A.Kuzņecovas rakstu žurnāla Nr.2’ 2007 45.lpp.

8 Skat. E.M. Kameneva rakstu. “Daži lietojumprogrammu dizaina smalkumi”, publicēts 2006. gada 11. nr. 26. lappusē žurnālā “Biroja vadība un dokumentu plūsma uzņēmumā”.

9 Par ārējās apstiprināšanas procedūru skatīt atbildi uz jautājumu žurnāla Nr. 6’ 2006 37. lpp.

10 Ar izpildītāju saprot speciālistu, kas izstrādā dokumenta projektu.

11 Dokumenta veids ir dokumenta piederība dokumentācijas sistēmai pēc tā satura un mērķa (piemēram, rīkojums, instrukcija, akts utt.). Šajā gadījumā ar apakštipu saprot viena veida dokumentu kopumu, ko vieno dokumentā norādītā jautājuma būtība (piemēram, rīkojumi par apmācībām, rīkojumi par sertifikāciju, rīkojumi par ekspertu komisijas izveidi, utt.).

12 Organizācijas darbībā izmantojamo dokumentu veidlapu tabula ir apstiprināto dokumentu veidlapu saraksts, kuras ir nepieciešamas un pietiekamas vadības darbības funkciju un uzdevumu īstenošanai, ar to juridiskā statusa aprakstu, sagatavošanas posmiem. un pabeigšana.

13 Sērijas numurus piešķir kalendārā gada laikā, t.i. no nākamā gada sākuma sērijas numuri atkal sāksies ar vienu.

14 Skatīt rakstu O.V. Ryskova “Instrukciju izpildes kontrole: federālo izpildinstitūciju noteikumu prasības” žurnāla Nr. 1’ 2006 24. lpp.

15 Skat. E.M. rakstus. Kameņeva par norādījumu izpildes uzraudzības metodēm žurnāla Nr.9’ 2006 72. lappusē un žurnāla Nr. 10’ 2006 76. lappusē.